Om een herinnering te versturen voor een onbetaalde factuur:
- Open de factuur
- Gebruik de actie "Herinnering versturen"
- Controleer het bericht en verstuur het
De herinnering vermeldt het resterende openstaande bedrag (factuurbedrag minus de al ontvangen betalingen). Heeft de klant een aanbetaling of termijnbetaling gedaan, dan vraagt de herinnering om het restant, niet om het volledige factuurbedrag.
Als je werkruimte online betalingen heeft ingeschakeld, biedt de herinneringsmail de klant dezelfde betaalopties als de originele factuur: een knop Bekijk & betaal, een knop Betaling bevestigen en een QR-code op de PDF om te scannen en te betalen. Dit geldt voor zowel handmatige als automatische herinneringen.
Je kunt geen herinnering versturen als:
- de factuur nog een concept is
- de factuur is geannuleerd
- de factuur al als betaald staat aangemerkt
- de klant via het portaal heeft aangegeven dat hij al betaald heeft en de factuur op 'Klant zegt: betaald' staat
- het een creditnota of refundnota betreft
- de factuur volledig is gecrediteerd via een creditnota
- er niets meer openstaat (bijvoorbeeld omdat de klant betaalde terwijl de pagina openstond)
Wanneer een factuur te laat is, toont de factuurdetailpagina een voorgestelde volgende stap:
- Herinnering versturen — voor facturen die net over de vervaldatum zitten
- Strengere herinnering versturen — voor facturen die al een keer zijn herinnerd
- Dringende herinnering sturen — voor facturen die meer dan een paar dagen te laat zijn. De knop opent de herinneringsdialoog; de detailregel adviseert ook om de klant te bellen of een betaalregeling voor te stellen.
- Creditnota of correctie aanmaken — als de klant de factuur betwist of de bedragen zijn gewijzigd
Voor de meeste gevallen stuur je herinneringen op 1 dag voor de vervaldatum (vriendelijk), 3 dagen erna (strenger) en 10 dagen erna (laatste waarschuwing). Bel daarna na.
Je kunt het herinneringssjabloon ook aanpassen via Instellingen → E-mails.