Bankfeed

Koppel je bankrekening aan MyCompanyDesk en je transacties stromen automatisch binnen. Regels en slimme categorisering maken van uitgaande betalingen concept-uitgaven, en jij bevestigt elk concept voordat het in je boekhouding belandt.

Waar vind je het

De bankfeed zit in het Uitgaven-gedeelte:

• Koppelingen en instellingen: open Uitgaven en klik op het tandwiel in de paginakop. Daar koppel je banken, controleer je automatisch geïmporteerde uitgaven en beheer je regels en meldingen.
• Bankwachtrij: bovenaan de uitgavenpagina zie je de rijen die nog moeten worden beoordeeld.
• Transactiefeed: de knop Transacties in de paginakop van Uitgaven opent de lijst met geïmporteerde banktransacties.

Een bankrekening koppelen

1. Ga naar Uitgaven en klik op het tandwiel.
2. Klik in het bankgedeelte op Koppel je eerste bank, of kies je bank direct wanneer er een bankkiezer staat.
3. Bevestig de koppeling in de app of website van je eigen bank. Dit is een beveiligde PSD2-stroom: MyCompanyDesk kan alleen de transacties lezen die jij toestaat en kan nooit geld overmaken.
4. Daarna kom je terug in MyCompanyDesk. De eerste sync haalt transacties van de afgelopen 90 dagen op; daarna blijft de feed automatisch actueel.

Je kunt tot 10 rekeningen van verschillende banken koppelen. Elke rekening staat als eigen rij met het actuele saldo en het moment van de laatste sync. Met Nog een bank koppelen voeg je er meer toe. De banktoestemming verloopt periodiek volgens de PSD2-regels (meestal elke 90 dagen); je krijgt vooraf een seintje.

Per rekening kun je:

• Auto-import aan- of uitzetten, zodat jij bepaalt welke rekeningen je uitgaven voeden.
• Een import-vanaf-datum instellen. Deze datum bepaalt vanaf wanneer transacties in je werkelijke takenlijst verschijnen. Transacties van vóór die datum halen we nog steeds op (voor koppelen, afletteren en saldo), maar ze vragen geen actie van je. Laat je het veld leeg, dan komt elke geïmporteerde transactie in de lijst.
• Op elk moment een handmatige sync starten.
• De rekening ontkoppelen.

Sync-frequentie

Hoe vaak MyCompanyDesk nieuwe transacties ophaalt is één instelling voor je hele werkruimte: Realtime, Elke 4 uur of Dagelijks. De handmatige sync per rekening werkt daar altijd bovenop.

Van transactie naar uitgave

Voordat een transactie wordt gecategoriseerd, worden uitgaande regels vergeleken met uitgaven die al in je boekhouding staan. Is de match eenduidig, dan koppelt MyCompanyDesk de bankregel automatisch aan die bestaande uitgave. De vergelijking kijkt naar bedrag, datum en de naam van de tegenpartij/leverancier; pas bij een sterke match op al deze signalen koppelt het systeem zonder eerst te vragen. Er wordt niets nieuws aangemaakt; het legt alleen vast welke betaling de kosten heeft vereffend.

Na de koppelronde doorlopen nieuwe transacties je regels en de slimme categorisering:

1. Eerst worden je eigen regels gecontroleerd. Een transactie die matcht krijgt de categorie van de regel.
2. Transacties zonder regelmatch krijgen een categoriesuggestie van de slimme categorisering, of vallen terug op je standaardcategorie als je die hebt ingesteld.
3. Een gecategoriseerde uitgaande transactie wordt een concept-uitgave: de tegenpartij wordt de leverancier, en het bedrag, de datum en de gebruikelijke BTW-behandeling van de categorie worden ingevuld.
4. Het concept belandt in de controlelijst, dus er wordt niets geboekt zonder dat jij het ziet.

Transacties uit de eerste import, die ongeveer de afgelopen 90 dagen ophaalt, worden nooit automatisch bevestigd. Ze komen altijd op de controlelijst, ook als de categorisering zeker is. Dat geldt alleen voor de achterstand van voor de koppeling; nieuwe transacties daarna volgen de normale controle-regels. Met de import-vanaf-datum per rekening bepaal je vanaf welk moment die achterstand in je takenlijst verschijnt; alles wat ervoor ligt blijft beschikbaar voor koppelen en afletteren, maar vraagt geen review.

Alleen uitgaande transacties worden uitgaven; inkomende betalingen worden nooit omgezet in uitgaven. Uitgaven die uit banktransacties zijn ontstaan tonen een klein bankicoon in de uitgavenlijst, met een tooltip en een label voor screenreaders die de gekoppelde bank noemen. De banklogo's zelf worden niet meer getoond, zodat de lijst leesbaar blijft als er veel bankrijen tussen andere uitgaven staan.

De bankwachtrij

De bankwachtrij is nu onderdeel van de hoofduitgavenlijst. Hij toont transacties die nog niet als uitgave zijn geboekt: review-rijen die de feed heeft voorbereid, plus uitgavekandidaten uit de bankfeed. Elke rij toont de leverancier, datum, het bedrag, de voorgestelde categorie en waar die suggestie vandaan komt (een van je regels, je standaardcategorie, een slimme suggestie of de bankfeed).

De wachtrij is gecached binnen je sessie. Als je terugkeert naar Uitgaven, staan de rijen er meteen in het eerste frame en ververst de achtergrond ze op hun plek. Zo schuift de lijst eronder niet meer weg terwijl je al aan het lezen bent. De cache hoort bij je huidige werkruimte: bij een werkruimtewissel wordt hij opnieuw opgebouwd.

INFO

De wachtrij laadt maximaal 100 review-rijen en 100 uitgavekandidaten per ophaalronde. Heeft de server meer rijen, dan geeft de wachtrij dat aan en haalt hij na een actie automatisch de volgende batch op. Op die manier komt niets meer vast te zitten achter een volle pagina.

Per concept kun je:

• Bevestigen: de uitgave boeken zoals hij is. Hij verschijnt in je uitgavenlijst en telt mee in rapportages en BTW.
• Bewerken: de uitgave openen om categorie, BTW of bedrag aan te passen voordat je boekt.
• Afwijzen: het concept verwijderen. De transactie gaat terug naar de feed voor handmatige afhandeling.

Als de categoriechip die je hebt gekozen sinds het laden van de pagina is gearchiveerd, wordt de actie Bevestigen of Bewerken geweigerd met de fout EXPENSE_CATEGORY_UNKNOWN in plaats van stilzwijgend een andere categorie te kiezen. Ververs de pagina om de huidige categorielijst te laden en kies opnieuw.

Achterstand in één keer afschrijven

Wanneer je een bank koppelt, haalt de eerste import transacties op van vóór je MyCompanyDesk gebruikte. Veel van die oudere regels komen uit een periode die al is ingediend, dus er valt niets meer over te beslissen. Zodra de wachtrij een blok verouderde regels ziet, biedt hij Bijwerken tot daar aan.

Als je op de knop klikt, worden alle wachtrijregels vóór de voorgestelde datum afgesloten, ook regels die nu niet in beeld staan. Er wordt niets verwijderd: de transacties verhuizen naar Genegeerd, en je kunt de actie in één klik terugdraaien. Vanaf dat moment vraagt MyCompanyDesk alleen nog naar transacties vanaf de voorgestelde datum.

Het aanbod verschijnt alleen zolang er verouderde regels staan. Zodra ze zijn opgeruimd, verdwijnt de banner vanzelf.

Feedinstellingen

Op dezelfde instellingenpagina bepaal je hoe de feed zich gedraagt:

• Auto-import naar Uitgaven: het automatisch aanmaken van concept-uitgaven aan- of uitzetten voor de hele werkruimte.
• Slim categoriseren: laat MyCompanyDesk een categorie voorstellen voor transacties zonder regel.
• Negeer eigen overboekingen: overboekingen tussen je eigen gekoppelde rekeningen overslaan.
• Vraag bonnetje op via e-mail: een dagelijkse ronde mailt leveranciers één gebundeld verzoek voor bonnetjes die nog missen. Elke leverancier wordt per transactie maar één keer gevraagd. Met Automatisch herinneren aan bonnetje zet je dit om in een herhaalde herinnering: na het eerste verzoek worden leveranciers op dag 7 en dag 14 opnieuw benaderd totdat een bonnetje is geüpload. Een teller bij de instelling toont hoeveel betalingen momenteel op een bonnetje wachten.
• Minimumbedrag voor import: transacties onder dit bedrag worden geen uitgaven.
• Standaardcategorie: de categorie die geldt als niets anders matcht.
• Boekingsdatum: kies of uitgaven de transactiedatum, de valutadatum of de bondatum gebruiken.

Regels

Met regels leer je MyCompanyDesk hoe terugkerende betalingen gecategoriseerd moeten worden. Klik op de instellingenpagina op Regel toevoegen en vul in:

1. Een naam voor de regel (meestal de leverancier).
2. Eén trefwoord.
3. De uitgavencategorie die erbij hoort.

Het trefwoord wordt vergeleken met de omschrijving en de naam van de tegenpartij; hoofdletters maken niet uit. Transacties die matchen krijgen de categorie van de regel en worden concept-uitgaven. Regels gelden voor alle gekoppelde rekeningen, elke regel toont hoe vaak hij heeft gematcht, en je kunt een regel altijd bewerken of verwijderen.

Een regel matcht op één trefwoord. Voorwaarden op bedrag worden niet ondersteund, en regels maak je op de instellingenpagina, niet vanuit de transactiefeed.

Vertrouwde leveranciersregels

Als je regelmatig dezelfde leverancier betaalt, kan MyCompanyDesk die leverancier leren vertrouwen en het controlestap voor concepten overslaan bij matchende transacties. Je beheert dit op de instellingenpagina:

• Leer vertrouwde leveranciers vanuit mijn bevestigde concepten: wanneer ingeschakeld, wordt een leverancier 'vaste leverancier' na voldoende bevestigde concepten en gebruik van de bijbehorende categorisatieregel.
• Vertrouwde leveranciers vereisen mijn beoordeling: kies of transacties van vaste leveranciers alsnog in de review-wachtrij verschijnen, of automatisch worden geboekt.

Een leverancier wordt alleen vertrouwd bij een sterk, consistent patroon van bevestigde betalingen én een actieve categorisatieregel. Je kunt de functie altijd uitschakelen; dan wordt alle eerder opgedane leveranciersvertrouwen gewist en doorloopt elke transactie weer de normale controleflow.

De transactiefeed

Open Transacties vanuit de paginakop van Uitgaven om alle geïmporteerde transacties te zien, met bovenaan een paar snelle cijfers (transacties deze maand, het aandeel dat automatisch is geboekt en hoeveel er nog aandacht nodig hebben). Drie tabbladen verdelen de feed:

• Te koppelen: transacties die nog nergens aan gekoppeld zijn.
• Gekoppeld: transacties gekoppeld aan een factuur of uitgave, met een link naar dat record.
• Genegeerd: transacties die je hebt genegeerd.

Per openstaande transactie:

• Koppelen opent een venster waarin je de transactie koppelt aan een bestaande factuur of uitgave. Geld eruit stelt uitgaven voor en geld erin facturen, en je kunt wisselen en zoeken.
• Negeren verplaatst de transactie naar het tabblad Genegeerd.

Het merendeel van het koppelen blijft een handmatige stap. MyCompanyDesk koppelt wel automatisch een geïmporteerde bankregel aan een bestaande uitgave als de match eenduidig is. Klanten, facturen en alles wat onduidelijk is, hebben nog steeds jouw bevestiging nodig.

Meldingen

Onderaan de instellingenpagina kun je vijf bankmeldingen los van elkaar aanzetten:

• E-mail bij sync-fout: een e-mail en in-app melding wanneer een bankkoppeling niet kan synchroniseren, met een link om het op te lossen.
• Wekelijks overzicht: een e-mail op maandagochtend met de bankactiviteit van de afgelopen week. Deze wordt overgeslagen als er niets te melden was.
• Push bij grote transactie: een melding wanneer een transactie een door jou ingesteld bedrag bereikt of overschrijdt.
• Leveranciersregel geleerd: een in-app melding wanneer MyCompanyDesk een nieuwe vaste-leveranciersregel heeft geleerd vanuit je bevestigde concepten.
• Vergrendelde BTW-periode: een eenmalige melding wanneer de bankfeed probeert een uitgaande transactie te boeken in een BTW-periode die al is aangegeven en vergrendeld. De regel wordt definitief overgeslagen zodat de sync niet eindeloos opnieuw probeert, en de melding legt uit wat je kunt doen: boek de uitgave handmatig met een datum in de huidige open periode, of dien een suppletie-aangifte in.

Problemen oplossen

Mijn bankkoppeling toont een fout. Open de uitgaven-instellingen via het tandwiel op de Uitgaven-pagina. Als je bank een nieuwe autorisatie nodig heeft zie je dat op de rij van de koppeling; de sync-foutmelding linkt er ook naartoe.

Een transactie is geen uitgave geworden. Controleer of auto-import aanstaat, of het bedrag boven je minimumbedrag ligt en of het een uitgaande betaling is. Je kunt de transactie altijd handmatig koppelen op de Transacties-pagina.

Een banktransactie valt in een vergrendelde BTW-periode. De bankfeed kan geen uitgaven automatisch boeken met een datum in een periode die al is aangegeven. Je krijgt een eenmalige melding "Banktransactie: BTW-periode vergrendeld", de regel wordt gemarkeerd als definitief overgeslagen en de volgende sync probeert hem niet opnieuw. Om de kosten alsnog vast te leggen, boek je de uitgave handmatig met een datum in de huidige open periode, of vraag je je boekhouder of een suppletie-aangifte de juiste route is.

Ik krijg geen meldingen. Controleer de meldingsschakelaars onderaan de uitgaven-instellingen.