Klantportaal

Het klantportaal stelt je klanten in staat om facturen te bekijken en online te betalen via een beveiligde, huisstijl-conforme interface.

Hoe het werkt

Wanneer je een factuur verstuurt, wordt een unieke betaallink gegenereerd. Wanneer je klant op deze link klikt, wordt deze naar het klantportaal gebracht waar ze kunnen:

1. De factuur bekijken - Alle details, regelitems en totalen zien
2. De PDF downloaden - Een kopie van de factuur krijgen
3. Online betalen - De betaling voltooien via het portaal via de knop Nu betalen
4. Betaling bevestigen: Een bankoverschrijving bevestigen (niet zichtbaar voor creditnota's, ingetrokken facturen of originele facturen die volledig zijn gecrediteerd, omdat de klant in geen van deze gevallen nog iets hoeft te betalen)

Portaalfuncties

Facturenlijst

Als een klant meerdere facturen heeft, toont het portaal ook een lijst met elke factuur, creditnota en de huidige status. De kaartjes "Openstaand" en "Achterstallig" boven de tabel tellen het restant per document op, niet het bruto totaal. Een factuur van € 1.000 met een deelbetaling van € 400 telt dus € 600 mee in het openstaande bedrag, en een creditnota die al is verrekend met zijn bronfactuur telt € 0 mee zodat hij niet twee keer wordt afgetrokken. "Achterstallig" wordt afgeleid uit de vervaldatum: elke verzonden of openstaande factuur met een vervaldatum vóór vandaag telt daarin mee, zodat het kaartje altijd actueel blijft, ook al hebben facturen zelden nog de legacy-status overdue.

Conceptfacturen verschijnen nooit in de portaallijst. Een portaal-link wordt alleen aangemaakt wanneer een factuur wordt verstuurd, dus onverstuurde concepten hebben geen klantzijde link en zijn niet via het portaal te bekijken.

Factuurweergave

Het portaal toont een overzichtelijke, huisstijl-conforme weergave van de factuur inclusief:

• Je bedrijfslogo en huisstijl
• Factuurnummer en datum
• Regelitems met omschrijvingen en bedragen
• BTW-specificatie
• Totaal verschuldigd bedrag
• Al ontvangen bedrag, toegepaste creditnota en het restant (voor gedeeltelijk betaalde of gecrediteerde facturen)
• Vervaldatum

Betaling

Klanten kunnen direct via het portaal betalen. Als je Mollie of Stripe hebt gekoppeld, verschijnen er betaalknoppen op de factuurweergave zodat je klant met één klik kan betalen. Betaalknoppen en het totaal verschuldigde bedrag worden verborgen voor creditnota's, ingetrokken facturen en originele facturen die volledig zijn gecrediteerd, omdat de klant in geen van deze gevallen nog geld hoeft over te maken. Voor facturen met deelsbetalingen of creditnota's toont het portaal het al ontvangen bedrag, de toegepaste credit en het openstaande restant voordat de klant betaalt, zodat het bedrag op de betaalknop overeenkomt met het resterende openstaande bedrag. Als een klant een autopay-link volgt (bijvoorbeeld vanuit een betaalherinnering), scrolt het portaal naar de juiste betaalknop en markeert deze met een pulserende animatie in plaats van automatisch door te verwijzen naar het betaalproces. Zo kan de klant de factuur eerst bekijken voordat deze betaalt. Wanneer de betaling is bevestigd, wordt de factuurstatus in je dashboard automatisch bijgewerkt naar Betaald. Het portaal vertelt de klant ook na een Mollie- of iDEAL-retour eerlijk wat er aan de hand is: als de betaalprovider de betaling nog niet heeft bevestigd, zegt de pagina dat in plaats van voor te wijzen dat de betaling in behandeling is, en de klant kan het hieronder opnieuw proberen.

Mollie-betalingsinstellingen

Zodra Mollie is gekoppeld, krijg je een Betaalknop op facturen-schakelaar in je werkruimte onder Geld → Betalingen → Online betalingen. Zet hem aan om een Mollie-betaalknop met het label Nu betalen op elke uitgaande factuur te tonen. Zet hem uit en de knop verdwijnt zonder Mollie te ontkoppelen.

Onder de schakelaar staat een Betaalmethoden-sectie die elke betaalmethode toont die in je Mollie-dashboard actief is (iDEAL, Bancontact, creditcard, en meer). Standaard zien klanten alle methoden. Vink specifieke methoden aan om de selectie te beperken, alleen die verschijnen op je facturen. Haal alle vinkjes weg om terug te gaan naar "alles tonen."

Met de Stuur testbetaling-knop loop je een gratis €1-testcheckout door Mollie, zodat je zeker weet dat alles werkt voordat je klanten het zien. Er gaat geen echt geld over de toonbank.

Stripe-betalingsinstellingen

Zodra Stripe is gekoppeld, krijg je een Betaalknop op facturen-schakelaar in je werkruimte onder Geld → Betalingen → Online betalingen. Zet hem aan om een Stripe-betaalknop met het label Nu betalen op elke uitgaande factuur te tonen. Zet hem uit en de knop verdwijnt zonder Stripe te ontkoppelen. De schakelaar is pas beschikbaar nadat de Stripe-onboarding (KYC) is afgerond.

Onder de schakelaar staat een Betaalmethoden-sectie die elke ondersteunde betaalmethode toont, afgestemd op de capabilities van je Stripe-account (card, iDEAL, Bancontact, SEPA Direct Debit, PayPal, Klarna en Link by Stripe). Standaard kiest Stripe Checkout automatisch de juiste methode per klant. Vink specifieke methoden aan om te beperken wat klanten zien, alleen die verschijnen bij het afrekenen. Haal alle vinkjes weg om terug te gaan naar automatische selectie.

Met de Open Stripe Dashboard-knop word je doorgelinkt naar je Stripe-betaalmethode-instellingen, zodat je je integratie kunt verifieren en betalingen rechtstreeks in Stripe kunt testen.

Huisstijl

Het klantportaal gebruikt je bedrijfshuisstijl:

• Bedrijfslogo
• Accentkleur
• Bedrijfsinformatie

Dit creëert een professionele, consistente ervaring voor je klanten.

Bevroren factuurkopie

De factuurweergave en PDF-download worden weergegeven op basis van een momentopname die bij het versturen wordt gemaakt. Die momentopname bevriest je bedrijfsgegevens, klantgegevens, documenttaal en huisstijl zoals die op dat moment waren. Klanten zien de factuur daarom precies zoals hij verstuurd is, ook als je later instellingen of het klantrecord wijzigt. Conceptfacturen hebben nog geen momentopname en zijn niet via het portaal te bekijken, omdat een portaal-link pas wordt aangemaakt bij het versturen.

Toegangsbeveiliging

Elke portaallink is:

• Uniek - Gegenereerd per factuur
• Tokengebaseerd - Beveiligd met een uniek toegangstoken
• Factuurspecifiek - Toont alleen de specifieke factuur

Klanten hebben geen MyCompanyDesk-account nodig om facturen te bekijken en te betalen.

Klantgebeurtenissen bijhouden

MyCompanyDesk houdt klantinteracties met het portaal bij:

• Wanneer de klant de factuur opent
• Wanneer ze de PDF downloaden
• Wanneer ze een betaling initieren
• Wanneer de betaling is bevestigd

Dit helpt je om klantbetrokkenheid te begrijpen en effectief op te volgen.

Tips

• Voeg een persoonlijke notitie toe aan je factuur-e-mail om portaalgebruik aan te moedigen
• Het portaal werkt op alle apparaten - mobiel, tablet en desktop
• Betalingsbevestigingen worden naar zowel jou als de klant gestuurd
• Bekijk de klantgebeurtenisgeschiedenis op de factuurdetailpagina om portaalinteracties te zien