Klanten

Beheer je volledige klantendatabase. Elke factuur, offerte en elk project is gekoppeld aan een klantrecord.

Overzicht

De klantenpagina toont al je klanten met belangrijke informatie in een oogopslag. Gebruik zoek- en filterfuncties om snel klanten te vinden.

Segmenten in de klantenlijst

Bovenaan de klantenpagina toont een rij tegels een snel overzicht van je klantenbestand. De getallen zijn onafhankelijk van de zoek- en datumfilters op de lijst, zodat een tegel altijd het hele klantenbestand weergeeft.

• Klanten met achterstallige facturen: hoeveel klanten je op dit moment nog moeten betalen. Klik op de tegel om de pagina met achterstallige facturen te openen.
• Stil geworden klanten: actieve klanten die eerder wel een factuur hebben gehad, maar in de afgelopen N maanden geen factuur meer hebben ontvangen. Klik op de tegel om de lijst te filteren op stil geworden klanten. De standaard periode is zes maanden; het tegellabel toont de exacte periode die de werkruimte gebruikt.
• Mogelijke klanten: actieve klanten die nog nooit een factuur hebben ontvangen. Klik op de tegel om de lijst te filteren op mogelijke klanten.
• Totaal klanten: het vaste aantal actieve klanten. Klik op de tegel om de filters van de lijst te wissen.

Met het statusfilter boven de lijst schakel je ook tussen Alle statussen, Actief, Mogelijke klanten, Stil geworden, Gearchiveerd en Prullenbak.

Een klant aanmaken

1. Ga naar Klanten > Nieuwe klant
2. Vul de klantgegevens in:
   • Naam — Bedrijfs- of persoonsnaam (verplicht)
   • E-mail — Contacte-mail voor het versturen van facturen
   • Telefoon — Contacttelefoonnummer
   • Adres — Straat, postcode, plaats, land
   • BTW-nummer — BTW-registratie van de klant (voor B2B)
   • Klantnummer — Automatisch gegenereerd of aangepast
3. Klik op Opslaan

TIP

Je kunt ook klanten inline aanmaken bij het maken van een factuur of offerte — je hoeft niet weg te navigeren.

KVK-autofill

Bij het aanmaken van een Nederlandse klant kan MyCompanyDesk bedrijfsgegevens automatisch invullen vanuit het KVK-register. Er zijn twee manieren om gegevens op te zoeken:

• Zoeken op naam: Begin de bedrijfsnaam te typen in het Naam-veld. Er verschijnt een dropdown met overeenkomende KVK-vermeldingen, inclusief plaats en KVK-nummer. Kies een vermelding om de naam en het KVK-nummer automatisch in te vullen.
• KVK-nummer opzoeken: Voer een 8-cijferig KVK-nummer in bij het Kamer van Koophandel-veld. Bij het verlaten van het veld zoekt MyCompanyDesk het nummer op en vult lege velden in (naam, adres, postcode, plaats, land).

Bij een geslaagde opzoeking verschijnt een geverifieerd-badge naast het KVK-nummerveld. Als het nummer niet wordt gevonden, krijg je een foutmelding te zien. Beide opzoekingen zijn alleen beschikbaar voor Nederlandse klanten.

Elke werkruimte heeft 100 gratis KVK-zoekopdrachten per dag (resultaten uit de cache tellen niet mee). Bij 20 of minder resterende zoekopdrachten toont de hint bij het KVK-veld hoeveel je er nog over hebt. Is het daglimiet bereikt, dan zie je een foutmelding en kun je de gegevens handmatig invullen of het morgen opnieuw proberen.

Bedrijfslogo's uit het KVK-register

Voor Nederlandse klanten met een geregistreerd logo haalt MyCompanyDesk het logo op uit het KVK-register en toont het naast de bedrijfsnaam in de klantenlijst, de klantdetailpagina en de KVK-zoeksuggesties wanneer je een klant aanmaakt. Is er geen logo beschikbaar, of is het logo nog aan het laden, dan valt de app terug op een monogram zodat de rijhoogte niet verspringt.

Het logo is alleen voor weergave; het vervangt niet je eigen werkruimtelogo op facturen of documenten.

Klantdetailpagina

De klantdetailpagina toont:

• Contactgegevens — Alle opgeslagen gegevens
• Factuurgeschiedenis — Elke factuur die naar deze klant is gestuurd
• Uitgavengeschiedenis — Uitgaven gekoppeld aan deze klant
• Contracten - Actieve en inactieve contracten, met ondertekeningsstatus-badges en een pdf-voorbeeldicoon wanneer e-signing is ingeschakeld
• Documenten: afspraken die voor deze klant zijn opgeslagen, zoals algemene voorwaarden, NDA's en verwerkersovereenkomsten. Als de klant een contract heeft maar geen verwerkersovereenkomst, verschijnt er een hint met een link om er een op te stellen.
• Projecten — Actieve en voltooide projecten
• Statistieken — Totale omzet, openstaand saldo, gemiddelde betaaltijd

Ontbrekende verwerkersovereenkomst

Als een klant een contract heeft maar geen verwerkersovereenkomst in Documenten, toont de documentenkaart op de klantdetailpagina een hint en een link Verwerkersovereenkomst opstellen. Dit wijst je op een compliance-tekort op de plek waar je er waarschijnlijk iets aan doet. De hint verschijnt alleen als de documenten- en contractenmodules aan staan en de documentenkaart verder leeg zou zijn.

E-mailgezondheidsbanner

Er verschijnt een waarschuwingsbanner bovenaan de klantdetailpagina wanneer het e-mailadres van de klant recent is gebounced (permanent onbestelbaar) of een spamklacht heeft gegenereerd. De banner blijft stil wanneer het adres gezond is.

• Bounce, toont een rode banner met de datum van de laatste mislukte verzending en de afwijsreden van de e-mailprovider. Als er geen specifieke reden is opgegeven, wordt er een algemene melding getoond.
• Klacht, toont een gele banner die waarschuwt dat de klant je e-mail als spam heeft gemarkeerd. Het bericht raadt af om nog meer mail naar dat adres te sturen zonder eerst contact op te nemen.

Deze informatie komt van provider-events en de bezorgstatus van uitgaande berichten, zodat je bezorgproblemen ziet voordat je de volgende factuur of offerte verstuurt.

Een klant koppelen aan een eigen bedrijf

Als je meer dan een bedrijf hebt, kan op de klantdetailpagina een kaart Eigen bedrijf verschijnen. Daarmee geef je aan dat deze klant een van je eigen bedrijven is, zodat zijn positie wordt meegenomen in de onderlinge posities op Werkruimtes.

• De kaart verschijnt alleen als je minstens twee eigen bedrijven hebt en de klant niet in de werkruimte staat die je nu bekijkt. Een bedrijf kan niet zijn eigen tegenpartij zijn.
• Kies een van je eigen bedrijven in het dropdownmenu, of kies Geen van mijn eigen bedrijven om een koppeling te verwijderen.
• De koppeling wordt automatisch gemaakt als het btw-nummer van de klant overeenkomt met een van je andere werkruimtes. De kaart toont dan een melding zodat je ziet dat het automatisch is gebeurd en het kunt corrigeren als het niet klopt.
• Een handmatige koppeling wint altijd van een automatische. De automatische koppeling overschrijft nooit een koppeling die je zelf hebt gezet.

Acties

• Bewerken — Klantinformatie bijwerken
• Factuur aanmaken — Start een nieuwe factuur vooraf ingevuld met deze klant
• Offerte aanmaken — Start een nieuwe offerte voor deze klant
• Archiveren — Verplaats naar archief (kan later worden hersteld)

:::caution Het archiveren van een klant kan worden tegengehouden wanneer de klant nog een actieve terugkerende factuur of lopende contracten heeft. MyCompanyDesk toont dan een waarschuwing zodat je eerst de terugkerende factuur of het contract beëindigt. Dit voorkomt dat je per ongeluk facturen blijft versturen naar een gearchiveerde klant. :::

• Verwijderen — Verwijder de klant permanent

Bulkacties

Selecteer meerdere klanten voor:

• Archiveren — Inactieve klanten in bulk archiveren
• Herstellen — Gearchiveerde klanten terughalen
• Verwijderen — Meerdere klanten verwijderen

Snelle weergave

Op desktop kun je op een klant in de lijst klikken om het snelle weergave schuifpaneel te openen. Dit toont belangrijke details en acties zonder de lijst te verlaten:

• Samenvatting klantinfo
• Recente facturen
• Bewerkknop om de volledige bewerkpagina te openen

Klanten importeren

Importeer je bestaande klantendatabase vanuit CSV:

1. Ga naar Profiel > Importeren
2. Selecteer Klanten als gegevenstype
3. Upload je CSV-bestand
4. Koppel je CSV-kolommen aan MyCompanyDesk-velden (naam, e-mail, adres, etc.)
5. Bekijk het voorbeeld
6. Bevestig om te importeren

Klanten exporteren

Exporteer je klantenlijst als CSV vanaf de klantenpagina (Pro-abonnement en hoger).

Weggebleven klanten

Het tabblad Rapporten > Klanten > Weggebleven toont klanten die eerder kochten maar dit jaar nog geen factuur hebben gekregen. De weergave toont het aantal, wat ze eerder samen besteedden en de datum van hun laatste factuur, met links om elke klant direct te bellen of te mailen. Het staat in Rapporten omdat oude klanten terugwinnen campagne-werk is, geen item dat past in een op urgentie gesorteerde feed.

De standaard klantenlijst segmenteert ook zelf inactieve klanten; het tabblad Weggebleven voegt de campagne-achtige herinnering toe zonder die filter te vervangen.

Tips

• Houd e-mailadressen van klanten up-to-date — ze worden gebruikt voor factuurverzending
• Gebruik de zoekbalk voor directe fuzzy-matching over alle klantvelden
• Pin je belangrijkste klanten als favorieten voor snelle toegang