Bonnen scannen

Extraheer automatisch uitgavegegevens uit bonafbeeldingen en PDF-facturen met behulp van AI-gestuurde OCR.

INFO

Bonnen scannen is beschikbaar op elk abonnement, met een maandelijkse limiet op het aantal scans: 3 op Gratis, 30 op Starter en 200 op Pro. De limiet wordt gereset op de eerste van elke kalendermaand.

Overzicht

In plaats van elke uitgave handmatig in te voeren, maak je een foto van een bon of upload je een PDF en laat je MyCompanyDesk de details automatisch extraheren.

Ondersteunde formaten

• Afbeeldingen — JPEG, PNG, WebP
• PDF — PDF-facturen en bonnen

• Maximale bestandsgrootte — 50MB

De scanner verwerkt alleen bonnen met positieve bedragen. Creditfacturen, retourbonnen en andere documenten met een negatief totaal worden geweigerd; voeg die handmatig toe als uitgave met een negatief bedrag.

Bestandsgrootte

De scanner accepteert bestanden tot 50 MB, maar de bon die aan de aangemaakte uitgave wordt gekoppeld mag maximaal 10 MB zijn. Als je een groter bestand scant, wordt de uitgave wel aangemaakt, maar de bon wordt niet meegevoegd en er verschijnt een waarschuwing. Je kunt de bon daarna handmatig aan de uitgave toevoegen, of voor het scannen een kleiner bestand gebruiken.

Een bon scannen

1. Ga naar Uitgaven > Bon scannen
2. Upload je bonbestand (slepen en neerzetten of klik om te bladeren). De scanner verwerkt een bestand per keer.
3. Open eventueel de geavanceerde opties en kies de extractiemodus:
   • Enkel: extraheer een uitgave van de bon
   • Meervoudig: extraheer meerdere regelitems van dezelfde bon (de standaard)
4. Wacht op verwerking (enkele seconden)
5. Controleer de geextraheerde gegevens:
   • Datum
   • Bedrag
   • Leveranciersnaam
   • Omschrijving / artikelen
6. Bewerk velden die correctie nodig hebben
7. Klik op Bevestigen om de uitgave(n) aan te maken

Extractiemodi

Enkelmodus

Het beste voor eenvoudige bonnen met een totaal:

• Restaurantrekeningen
• Tankstationbonnen
• Aankopen van een enkel artikel

Extraheert: datum, totaalbedrag, leverancier, omschrijving.

Meervoudigemodus

Het beste voor gespecificeerde bonnen of facturen:

• Kantoorbenodigdhedenbestellingen met meerdere artikelen
• Leveranciersfacturen met regelitems
• Boodschappenlijsten

Extraheert: individuele regelitems met omschrijvingen en bedragen.

Geavanceerde instellingen

De scanner heeft een paneel met geavanceerde opties:

• Instructies: voeg vrije tekst toe om de AI te helpen (bijv. "Dit is een Nederlandse bon van Albert Heijn")
• Extractiemodus: een enkele uitgave of meerdere regelitems (standaard: meervoudig)
• Categorie: beperk de extractie tot een uitgavencategorie, of laat alle categorieën toe
• Filtertags: trefwoordtags; alleen items die bij de tags passen worden geëxtraheerd
• Prijsbereik: een minimum- en maximumbedrag; items buiten het bereik worden overgeslagen
• Bon bijvoegen: of het originele bestand als bijlage aan de aangemaakte uitgave wordt gekoppeld (standaard aan)

Scanlimieten

Ontvangstbewijzen en facturen met te veel regelitems om in één keer te verwerken worden geweigerd met een melding dat het aantal regels te groot is. Zie je deze melding, splits het document dan op in kleinere delen (bijvoorbeeld één pagina of een kleinere groep regelitems per keer), of voer de uitgaven handmatig in.

Tips voor het beste resultaat

• Goede belichting — Maak foto's bij goede lichtomstandigheden
• Vlak oppervlak — Leg de bon op een vlak oppervlak
• Volledige bon — Zorg dat de hele bon in beeld is
• Leesbare tekst — Zorg dat tekst leesbaar en niet wazig is
• Een bon per scan — Scan bonnen afzonderlijk voor de beste nauwkeurigheid

Na het scannen

Na bevestiging wordt de uitgave aangemaakt met:

• Alle geextraheerde gegevens vooraf ingevuld
• De originele bon als bijlage
• Categoriesuggesties (als AI-suggesties zijn ingeschakeld)

Als de scanner een leveranciersland herleidt (bijvoorbeeld een buitenlandse leverancier of een gematcht Nederlands KVK-nummer), toont de controlekaart ook een BTW-behandeling-kiezer. De scanner stelt een default voor op basis van de leverancier en het bedrag, maar je kunt deze voor bevestiging nog wijzigen. Dit is relevant voor intra-EU reverse-charge-aankopen en importuitgaven van buiten de EU.

Je kunt de uitgave daarna bewerken zoals elke handmatig aangemaakte uitgave.

Valuta en dubbele boekingen

De scanner herkent wanneer een document in een andere valuta is dan euro. In dat geval toont de controlekaart het originele bedrag met valuta en een apart veld waarin je het eurobedrag invult zoals je bank het heeft omgerekend. Pas als het eurobedrag is ingevuld, kunnen de regels in vreemde valuta worden bevestigd. Is het document in euro's, dan zie je de tekst "Dit is gewoon euro" en blijft het proces ongewijzigd.

Als de scanner denkt dat een bon al eerder is geboekt, toont hij een waarschuwing met datum, leverancier en bedrag van de bestaande uitgave. Je kunt die uitgave openen, of ervoor kiezen om de bon toch opnieuw te boeken als de melding niet klopt. De controle is geen harde blokkade; hij voorkomt alleen per ongeluk dubbel ingevoerde bonnen.

Let op: de scanner kan eigen verkoopfacturen herkennen en waarschuwen dat het document lijkt op een verkoopfactuur in plaats van een uitgave. Die waarschuwing blokkeert niet; je kunt nog steeds doorgaan als het om een retourzending of correctie gaat.

Rechten

De bonscanner valt onder dezelfde paginarechten als de pagina Uitgaven. Een teamlid heeft Lezen-toegang tot Uitgaven nodig om de scanner te openen, en Aanmaken-toegang om een gescande bon te bevestigen als nieuwe uitgave. Leden zonder het recht Aanmaken zien de scanner wel, maar kunnen de bevestiging niet afronden. Dit geldt zowel bij uploaden vanaf de pagina Uitgaven als via een gedeelde fotoflow.

Meerdere bonnen scannen

De uploader verwerkt een bestand per keer. Wil je meerdere bonnen verwerken, scan ze dan een voor een; elke scan telt een keer mee voor je maandelijkse limiet. Voor een bon of factuur met meerdere items gebruik je de extractiemodus Meervoudig om met een scan meerdere uitgaven aan te maken.

Tips

• Scan bonnen zodra je ze ontvangt — laat ze niet opstapelen
• Controleer het geextraheerde bedrag zorgvuldig, vooral bij bonnen met meerdere valuta's
• Schakel AI-suggesties in voor automatische categorisatie na het scannen
• Bewaar het originele bonbestand als bijlage voor belastingcontroledoeleinden
• Controleer bij bonnen in een vreemde valuta altijd of het eurobedrag overeenkomt met de omrekening van je bank
• Twijfel je aan een dubbele-boekingsmelding? Open de bestaande uitgave om zeker te zijn