Toegang en boekhouder

Geef een partner, medewerker of je boekhouder toegang tot je administratie. Iedereen krijgt een eigen login. In de app zijn deze instellingen opgesplitst in twee pagina's: Mensen met toegang en Je boekhouder.

Waar vind je het

Open Instellingen via het menu en kies een van beide:

• Mensen met toegang om teamgenoten uit te nodigen en paginarechten in te stellen.
• Je boekhouder om je boekhouder uit te nodigen.

Je kunt ook direct naar /settings/toegang of /settings/boekhouder. De oude app-route /settings/team verwijst door naar /settings/toegang. Deze docs-pagina beschrijft beide app-pagina's.

De twee pagina's zijn:

• Mensen met toegang: nodig teamgenoten uit en bepaal wat ze kunnen zien en doen. Deze pagina vereist het Pro-abonnement; op Free en Starter zie je een upgrade-melding. Op Pro zit er geen limiet op het aantal mensen dat je uitnodigt.
• Je boekhouder: nodig je boekhouder uit en beheer diens toegang. Deze pagina is gratis op elk abonnement.

Wat staat er op de pagina

Naam van de werkruimte

Een kaart met een enkel veld. De naam van de werkruimte verschijnt in de navigatie, op uitnodigingen en in het werkruimtemenu in de zijbalk. Alleen teamadmins kunnen de naam wijzigen. Wijzigingen worden automatisch opgeslagen.

Huidige leden

Een lijst van iedereen die kan inloggen. Elke rij toont:

• Avatar met initialen en een aanwezigheidsstip (groen online, grijs inactief, verborgen als je geen admin bent)
• Naam en e-mailadres
• Rolbadge of rolkiezer (alleen admin)
• Een instellingenicoon dat het paneel Toegang beheren opent
• Laatste activiteit ("2 minuten geleden actief", "Gisteren voor het laatst gezien"), alleen admin

Is de lijst leeg, dan toont de kaart de solostand: je werkt alleen, je werkruimte werkt volledig, en je voegt teamgenoten toe wanneer je er klaar voor bent.

Iemand toegang geven

Admins typen een e-mailadres en versturen de uitnodiging. In de app heet de knop Iemand toegang geven. De genodigde ontvangt een e-mail met een link; wie nog geen MyCompanyDesk-account heeft, maakt er tijdens het accepteren een aan. Openstaande uitnodigingen staan in een aparte kaart met verzendtijd en een badge.

Ben je geen admin, dan zie je in plaats daarvan een infomelding: alleen teamadmins kunnen nieuwe leden uitnodigen.

Boekhouder

Een aparte lijst voor externe boekhouders, gratis op elk abonnement. Je boekhouder kan je cijfers zien en je aangifte controleren zonder een Pro-teamplek in te nemen. Elke rij toont een status:

Badge	Betekenis
Alleen contact	In je adresboek, geen toegang tot de app
Uitgenodigd	Uitnodigingsmail verstuurd, nog niet geaccepteerd
Geactiveerd	Heeft een account en kan inloggen
Ingetrokken	Toegang verwijderd (kan later hersteld worden)

Adminacties per rij: Boekhouder uitnodigen, het paneel Toegang beheren en Verwijderen.

Automatisch aanleveren aan je boekhouder

Zodra een boekhouder is gekoppeld, kun je MyCompanyDesk automatisch records laten aanleveren. De export bundelt verkoopfacturen, uitgaven en geaccepteerde offertes in een formaat dat het pakket van je boekhouder kan inlezen, zodat de cijfers niet overgetypt hoeven te worden. BTW-aangiftecijfers zitten niet in deze export; download die als CSV via Belastingen → BTW-aangifte.

Open de rij van de boekhouder in Instellingen → Je boekhouder, kies Automatisch doorsturen, selecteer de onderdelen die je wilt meesturen (bijvoorbeeld verkoopfacturen, uitgaven en geaccepteerde offertes), het moment van afleveren en het formaat. Een afleverlog toont wat wanneer is verstuurd.

Activiteitsoverzicht van de boekhouder

MyCompanyDesk houdt voor elke gekoppelde boekhouder een activiteitsoverzicht bij. Daarin staat wat de boekhouder heeft bekeken of gewijzigd in je werkruimte, zodat je altijd kunt teruglezen wat er is gebeurd. Het overzicht vind je in dezelfde boekhouderrij, naast het afleverlog.

Rollen

Rol	Beschrijving
Admin	Volledige toegang. Kan leden uitnodigen en verwijderen, rollen wijzigen, het abonnement beheren, bedrijfsinstellingen aanpassen en domeinen en DNS beheren.
Lid	Toegang tot wat de admin toekent in het paneel Toegang beheren.
Boekhouder	Een apart type contact. Krijgt toegang via de boekhouderflow in plaats van de ledenuitnodiging.

Rollen wissel je direct op de ledenrij via een menu (alleen admin). Je eigen rol kun je niet wijzigen.

Rechten

Het paneel Toegang beheren opent een rechtentabel per pagina. Elke rij is een onderdeel van de app: Dashboard, Facturen, Uitgaven, Klanten, Projecten, Objecten, Contracten, Offertes, Verhuur, Rapportages, Urenregistratie, Belastingen (btw) en Instellingen.

Per pagina zijn er drie losse schakelaars:

• Lezen: ziet de pagina en de gegevens erop
• Schrijven: kan bestaande gegevens bewerken
• Aanmaken: kan nieuwe gegevens toevoegen

Het paneel heeft ook een melding Toegang ingetrokken voor accounts die zijn geblokkeerd (met de herstelknop zet je ze weer aan).

Inlogbeveiliging

De inlogbeveiliging van elk lid staat op het eigen account, onder Instellingen en dan Inloggen, niet op deze pagina:

• Passkeys: leden kunnen een of meer passkeys registreren; daarna is de passkeyknop de standaard manier van inloggen in plaats van het wachtwoordveld.
• Tweestapsverificatie: staat die aan, dan vraagt het inloggen na het wachtwoord om een 6-cijferige code uit een authenticator-app.

Admins kunnen de passkeys of tweestapsverificatie van een ander lid niet beheren; dat zijn persoonlijke gegevens. Wie buitengesloten is, gebruikt de herstelfunctie op het inlogscherm om ze te resetten.

Wisselen tussen werkruimtes

Open het werkruimtemenu in de zijbalkkop om tussen werkruimtes te springen, je abonnement te bekijken of een nieuwe aan te maken.

Als je toegang hebt tot meer dan één werkruimte, linkt het menu ook naar het overzicht Werkruimtes op /werkruimtes. Daar zie je alle werkruimtes die jij bezit of beheert als boekhouder, met deadlines en openstaande zaken per werkruimte, en je opent de juiste werkruimte in één klik.

Abonnementen in het kort

Mogelijkheid	Free	Starter	Pro
Alleen de eigenaar	ja	ja	ja
Teamleden uitnodigen	nee	nee	ja (onbeperkt)
Boekhoudertoegang	ja	ja	ja

Gerelateerd

• Abonnement en betalingen om teamleden te ontgrendelen
• Account en beveiliging voor passkeys en tweestapsverificatie