Online afspraken
Met Site Bookings plaats je op je website een blok waarmee bezoekers direct een afspraak bij je kunnen inplannen. Denk aan een kennismaking, een offerteafspraak of een servicebezoek: de klant kiest een service, een geschikt moment en bevestigt het verzoek. Jij bepaalt welke services je aanbiedt, wanneer je beschikbaar bent en of een afspraak eerst door jou bevestigd moet worden.
Beschikbare tijden en openingstijden
De tijden die bezoekers kunnen boeken, komen uit één centrale bron: Instellingen > Bedrijfsgegevens > Openingstijden.
- Per dag stel je in of je open bent, welke tijdvakken je hebt en of een dag op afspraak is.
- Met Afwijkende dagen geef je feestdagen, vakanties of eenmalige wijzigingen door. Ook die bepalen mee of het afspraakblok een dag toont.
- Het afspraakblok houdt automatisch rekening met je openingstijden en je gekoppelde agenda, zodat er geen dubbele of onmogelijke afspraken ontstaan.
Zie Bedrijfsinstellingen voor het instellen van je openingstijden.
Voor wie is dit?
- ZZP'ers en MKB'ers die klanten via hun website willen laten boeken.
- Bedrijven die hun agenda met één klik beschikbaar willen maken.
- Iedereen die herhalende afspraaktypes als losse services wil aanbieden.
Wat heb je nodig?
- Een website gebouwd met de Sitebouwer.
- Een agenda in MyCompanyDesk waar afspraken in terechtkomen.
- Minimaal één service die je als boekbare afspraak wilt aanbieden.
Afspraakblok toevoegen aan je website
- Open de Sitebouwer via de app.
- Bewerk de pagina waarop je het afspraakblok wilt plaatsen.
- Zoek in de blokkenbibliotheek naar Afspraken of Site Bookings.
- Sleep het blok naar de gewenste plek op de pagina.
- Klik op het blok om de instellingen te openen.
Je website toont nu het afspraakformulier zodra je de pagina publiceert.
Services en tijdvakken instellen
In de instellingen van het blok bepaal je hoe klanten kunnen boeken:
- Service: geef de afspraak een naam, zoals "Kennismaking" of "Installatiebezoek".
- Prijs (optioneel): vul een prijs in als de afspraak betaald moet worden.
- Duur: kies hoe lang de afspraak duurt, bijvoorbeeld 30 of 60 minuten.
- Vooruit boeken: stel in hoe ver van tevoren iemand een afspraak mag maken.
- Goedkeuring vereist: schakel dit in als jij eerst elke aanvraag handmatig moet goedkeuren.
- Externe agenda blokkeren: laat de tool rekening houden met je bestaande agenda zodat er geen dubbele afspraken ontstaan.
De beschikbare tijden zelf komen uit de centrale openingstijden die je bij Bedrijfsgegevens instelt. Het blok blokkeert dagen en tijdvakken die daar niet open staan.
TIP
Koppel een e-mailadres aan het blok zodat bezoekers een automatische bevestiging ontvangen en je zelf een melding krijgt bij elke nieuwe boeking.
Een afspraak boeken vanuit het portaal
Bezoekers zien op je website een overzicht met beschikbare momenten. Zodra zij een tijdvak kiezen, vullen ze hun gegevens in en bevestigen ze het verzoek. Afhankelijk van je instellingen:
- wordt de afspraak meteen definitief, óf
- komt het verzoek binnen als "te bevestigen" en moet jij deze eerst goedkeuren.
De afspraak verschijnt direct in je MyCompanyDesk-agenda, inclusief de gekozen service en eventuele opmerkingen van de klant.
Afspraken beheren
Nadat een afspraak is geboekt, kun je deze in de agenda beheren:
- Wijzigen: pas datum, tijd of service aan via de agenda.
- Annuleren: verwijder de afspraak. De klant ontvangt hier automatisch bericht over als je de mail-instellingen hebt ingeschakeld.
- Opnieuw inplannen: bied een alternatief tijdvak aan via het afspraakblok of de agenda.
Een bevestigde online afspraak telt mee als gewerkte uren in Uren & agenda, zodat je gemaakte afspraken terugziet bij je tijdregistratie. De uren zijn niet factureerbaar: het geld van de afspraak loopt via de aparte factuur die je vanuit de afspraak kunt maken.
Herinneringen en annuleringsmail
MyCompanyDesk kan automatisch een herinneringsmail sturen voor de afspraak. Ook bij annulering is er een e-mail naar de klant mogelijk. Je bepaalt zelf of en wanneer deze e-mails worden verstuurd in de instellingen van het afspraakblok en je bedrijfsinstellingen.
Veelgestelde vragen
Waarom zie ik geen beschikbare tijden? Controleer of je minimaal één service hebt aangemaakt en of je tijdvakken in de toekomst liggen. Ook een ingeschakelde goedkeuring kan ervoor zorgen dat tijden pas zichtbaar zijn nadat jij een aanvraag hebt goedgekeurd.
Kan ik meerdere services aanbieden? Ja. Je kunt per afspraakblok één of meerdere services tonen. Elke service heeft een eigen naam, duur en prijs.
Wordt er een betaling gevraagd bij het boeken? Alleen als je een prijs aan de service koppelt. Zonder prijs is de boeking gratis en ontvang je alleen een reservering.