Rendez-vous en ligne
Site Bookings ajoute un bloc à votre site web permettant aux visiteurs de prendre rendez-vous directement avec vous. Que ce soit pour une prise de contact, un rendez-vous de devis ou une visite de service : le client choisit un service, un créneau disponible et confirme sa demande. C'est vous qui décidez quels services sont proposés, quand vous êtes disponible et si chaque rendez-vous doit d'abord être approuvé.
À qui cela s'adresse-t-il ?
- Les indépendants et les PME qui souhaitent que les clients réserver via leur site.
- Les entreprises qui veulent rendre leur agenda accessible en un clic.
- Toute personne souhaitant proposer des types de rendez-vous récurrents sous forme de services.
De quoi avez-vous besoin ?
- Un site web créé avec le Constructeur de site.
- Un agenda MyCompanyDesk dans lequel les rendez-vous seront enregistrés.
- Au moins un service que vous souhaitez proposer comme rendez-vous réservable.
Horaires disponibles et heures d'ouverture
Les horaires que les visiteurs peuvent réserver proviennent d'une source centrale : Paramètres > Données de l'entreprise > Heures d'ouverture.
- Réglez chaque jour comme ouvert ou fermé, et indiquez un ou deux créneaux par jour ouvert.
- Utilisez les jours spéciaux pour les fêtes, vacances ou changements ponctuels; ceux-ci influencent aussi l'affichage d'un jour dans le bloc de réservation.
- Le bloc de rendez-vous respecte automatiquement vos heures d'ouverture et votre calendrier connecté, pour éviter les doubles réservations ou les créneaux impossibles.
Voir Paramètres de l'entreprise pour configurer vos heures d'ouverture.
Ajouter le bloc rendez-vous à votre site
- Ouvrez le Constructeur de site depuis l'application.
- Modifiez la page sur laquelle vous souhaitez placer le bloc.
- Recherchez le bloc Rendez-vous ou Site Bookings dans la bibliothèque de blocs.
- Glissez-déposez le bloc à l'emplacement souhaité sur la page.
- Cliquez sur le bloc pour ouvrir ses paramètres.
Une fois la page publiée, votre site affiche le formulaire de rendez-vous.
Configurer les services et créneaux
Dans les paramètres du bloc, vous contrôlez comment les clients peuvent réserver :
- Service : donnez un nom au rendez-vous, par exemple « Prise de contact » ou « Visite d'installation ».
- Prix (optionnel) : indiquez un prix si le rendez-vous doit être payant.
- Durée : choisissez la durée du rendez-vous, par exemple 30 ou 60 minutes.
- Réservation anticipée : définissez jusqu'à quand à l'avance un client peut réserver.
- Approbation requise : activez cette option si vous souhaitez approuver chaque demande manuellement.
- Bloquer l'agenda externe : laissez l'outil vérifier votre agenda existant pour éviter les doubles réservations.
Les créneaux disponibles proviennent des heures d'ouverture centrales définies dans Données de l'entreprise. Le bloc masque les jours et créneaux qui n'y sont pas ouverts.
TIP
Liez le bloc à une adresse e-mail pour que les visiteurs reçoivent une confirmation automatique et que vous soyez informé de chaque nouvelle réservation.
Réserver un rendez-vous depuis le portail
Les visiteurs voient sur votre site un aperçu des créneaux disponibles. Après avoir choisi un horaire, ils saisissent leurs coordonnées et confirment la demande. Selon vos paramètres :
- le rendez-vous devient immédiatement définitif, ou
- la demande arrive comme « à confirmer » et doit d'abord être approuvée par vous.
Le rendez-vous apparaît directement dans votre agenda MyCompanyDesk, avec le service choisi et les éventuelles remarques du client.
Gérer les rendez-vous
Une fois un rendez-vous réservé, vous pouvez le gérer depuis l'agenda :
- Modifier : changez la date, l'heure ou le service via l'agenda.
- Annuler : supprimez le rendez-vous. Le client est automatiquement informé si les paramètres d'e-mail sont activés.
- Replanifier : proposez un autre créneau via le bloc rendez-vous ou l'agenda.
Un rendez-vous en ligne confirmé compte également comme heures travaillées dans Agenda, afin que vos rendez-vous apparaissent à côté de vos entrées de temps. Ces heures ne sont pas facturables via Agenda; le revenu du rendez-vous est facturé séparément depuis le rendez-vous lui-même.
Rappels et e-mails d'annulation
MyCompanyDesk peut envoyer automatiquement un e-mail de rappel avant le rendez-vous. Un e-mail d'annulation au client est également possible. Vous décidez si et quand ces e-mails sont envoyés dans les paramètres du bloc et dans les paramètres de l'entreprise.
Questions fréquentes
Pourquoi ne vois-je aucun créneau disponible ? Vérifiez que vous avez créé au moins un service et que vos créneaux sont dans le futur. Une approbation activée peut aussi faire que les créneaux ne sont visibles qu'après votre confirmation de la demande.
Puis-je proposer plusieurs services ? Oui. Vous pouvez afficher un ou plusieurs services par bloc de rendez-vous. Chaque service a son propre nom, sa propre durée et son propre prix.
Un paiement est-il demandé lors de la réservation ? Uniquement si vous associez un prix au service. Sans prix, la réservation est gratuite et vous recevez simplement une réservation.