Contracten
Beheer terugkerende serviceovereenkomsten en huurcontracten met automatische facturatieschema's.
Overzicht
Contracten vertegenwoordigen lopende overeenkomsten met klanten — zoals maandelijkse servicecontracten, huurovereenkomsten of onderhoudsplannen. Ze kunnen automatisch facturen genereren volgens een vast schema.
INFO
De contractenmodule is optioneel. Schakel deze in via Bedrijf > Functies als je hem niet in de navigatie ziet.
Een contract aanmaken
- Ga naar Contracten > Nieuw contract
- Vul in:
- Naam — Een beschrijvende titel (bijv. "Maandelijkse schoonmaakdienst")
- Klant — De contractpartij
- Bedrag — Het terugkerende facturatiebedrag
- Herhaling — Hoe vaak factureren (wekelijks, maandelijks, per kwartaal, jaarlijks)
- Startdatum — Wanneer het contract begint
- Einddatum — Optionele einddatum
- Omschrijving — Voorwaarden en details
- Klik op Opslaan
Contractstatussen
| Status | Beschrijving |
|---|---|
| Actief | Momenteel van kracht, genereert facturen |
| Inactief | Gepauzeerd — er worden geen facturen gegenereerd |
Automatische facturatie
Actieve contracten met een herhalingsschema genereren automatisch facturen bij elke facturatieperiode. Het systeem:
- Maakt een conceptfactuur aan op basis van de contractvoorwaarden
- Past de juiste klant, bedrag en omschrijving toe
- Volgt je factuurnummeringsinstellingen
Je kunt gegenereerde facturen handmatig bekijken en versturen, of automatische verzending instellen.
Koppelen aan objecten
Contracten kunnen worden gekoppeld aan objecten/activa voor verhuurbeheer:
- Koppel een contract aan een pand, voertuig of apparaat
- Houd bij welke objecten momenteel verhuurd zijn en aan wie
- Bekijk de contractgeschiedenis per object
Statistieken
De contractenlijstpagina toont samenvattende statistieken:
- Totaal aantal actieve contracten
- Totale contractwaarde
- Contracten per herhalingstype
Bulkacties
- Status wijzigen — Activeer of deactiveer meerdere contracten
- Archiveren — Verplaats naar archief
- Herstellen — Haal gearchiveerde contracten terug
Ondertekenen
Contracten ondersteunen elektronisch ondertekenen. Je kunt partijen toevoegen via het contractformulier, en elke partij ontvangt een ondertekenlink per e-mail.
Wanneer een contract is ondertekend, toont de contractdetailpagina een ondertekenkaart met:
- De status van elke partij (uitgenodigd, bekeken, getekend of verlopen)
- Een Bekijk-knop die een inline voorbeeld van het ondertekende document opent
- Een downloadknop om de PDF op te slaan
De voorbeeldpagina bevat een werkbalk met print- en downloadacties, en toont het ondertekende contract direct in de browser.
Ondertekenen op de contractenlijst
De contractenlijst heeft een Tekenstatus-kolom die de ondertekenstatus toont voor elk contract met e-handtekening. De statussen verschijnen als gekleurde badges: concept (neutraal), verstuurd (waarschuwing), deels getekend (info) en actief (succes).
Een ondertekenfilter boven de lijst laat je filteren op ondertekenstatus, of op contracten zonder e-handtekening ("Geen e-handtekening").
Oude contracten
Contracten die zijn aangemaakt voordat de ondertekenfunctie werd toegevoegd, tonen geen ondertekenkaart op de detailpagina. Het systeem herkent oude contracten door te controleren of het contract ondertekenpartijen, een sjabloon of ondertekeninhoud heeft. Alleen contracten die na de introductie van elektronisch ondertekenen zijn aangemaakt of bijgewerkt, tonen de ondertekenkaart.
Oude contracten tonen een streepje in de Tekenstatus-kolom en vallen onder het filter "Geen e-handtekening".
SMS-verificatie
Ondertekenlinks kunnen SMS-verificatie vereisen voordat een partij het document kan bekijken en ondertekenen. Als dit is ingeschakeld, moet de ondertekenaar een mobiel nummer opgeven en een 6-cijferige code bevestigen die per SMS wordt verstuurd.
- Verstuur code — Na het invoeren van het mobiele nummer tikt de ondertekenaar op de knop en ontvangt een code
- Code bevestigen — De ondertekenaar voert de 6-cijferige code in om toegang tot het nummer te bewijzen
- Geverifieerd-badge — Na bevestiging verschijnt een "Geverifieerd"-badge met de laatste vier cijfers van het nummer
Als een verkeerde code wordt ingevoerd, kan de ondertekenaar een nieuwe aanvragen. SMS-verificatie wordt per ondertekensessie ingesteld en geldt voor alle partijen.
Sjabloonversies
Contractsjablonen ondersteunen versiebeheer zodat je wijzigingen in de loop van de tijd kunt volgen. Elke versie is een bevroren momentopname van de sjablooninhoud op een bepaald moment, zodat je je sjablonen kunt blijven ontwikkelen zonder bestaande contracten te beinvloeden.
Een versie publiceren
- Ga naar Contracten > Sjablonen
- Zoek je sjabloon en klik op de Versies-knop
- Vul in het versievenster in:
- Label : Een korte aanduiding voor de versie (bijv. "v2"). Laat je het veld leeg, dan kent het systeem automatisch een oplopend label toe.
- Wijzigingsnotitie : Een korte beschrijving van wat er in deze versie is gewijzigd
- Klik op Publiceren
Het huidige concept wordt vastgelegd als een nieuwe versie. Bestaande contracten blijven aan de versie gekoppeld waarmee ze zijn aangemaakt, dus publiceren herschrijft nooit historische contracttekst.
Versiegeschiedenis bekijken
De versiegeschiedenis van elk sjabloon toont:
- Het versielabel (bijv. "v1", "v2")
- De wijzigingsnotitie en publicatiedatum
- Een Huidige-badge op de laatst gepubliceerde versie
- Een Gearchiveerd-badge op alle eerdere versies
Hoe versies contracten beinvloeden
Wanneer een contract wordt aangemaakt vanuit een sjabloon, wordt het vastgezet op de versie die op dat moment actueel was. Als je later een nieuwe versie van het sjabloon publiceert, blijven bestaande contracten renderen vanaf hun vastgezette versie. Je kunt daardoor veilig sjablonen herzien zonder lopende contracten te wijzigen.
Tips
- Gebruik contracten samen met terugkerende facturen voor verschillende facturatiescenario's
- Koppel contracten aan objecten voor volledig verhuurbeheer
- Stel einddatums in om een melding te ontvangen voordat contracten aflopen
- Gebruik het contractenfilter om actief vs. inactief in een oogopslag te zien
- Filter op ondertekenstatus om contracten te vinden die nog ondertekend moeten worden
- Voeg ondertekenpartijen toe bij het aanmaken van een contract om elektronisch ondertekenen in te schakelen