Objecten & Activa

Houd huurwoningen, voertuigen, apparatuur en andere bedrijfsactiva bij met volledig levenscyclusbeheer.

INFO

De objectenmodule is optioneel. Schakel deze in via Bedrijf > Functies als je hem niet in de navigatie ziet.

Overzicht

De objectenmodule is ontworpen voor bedrijven die fysieke activa beheren — met name verhuurbedrijven, vastgoedbeheerders en apparatuurverhuurdiensten. Elk object vertegenwoordigt een activum dat je bezit of beheert.

Objecttypen

Type	Toepassing
Vastgoed	Huurappartementen, kantoren, commerciele ruimten
Voertuig	Auto's, vrachtwagens, bestelbussen, bouwvoertuigen
Machine	Industriele apparatuur, gereedschap, generatoren
Overig	Elk ander type activum

Objectstatussen

Status	Beschrijving
Beschikbaar	Klaar om verhuurd of gebruikt te worden
Verhuurd	Momenteel verhuurd aan een klant
Inactief	Niet beschikbaar (onderhoud, buiten gebruik)

Een object aanmaken

1. Ga naar Objecten > Nieuw object
2. Vul in:
   • Naam - Een duidelijke identificatie (bijv. "Appartement 3B" of "Graafmachine CAT 320")
   • Type - Vastgoed, Voertuig, Machine of Overig
3. Klik op Opslaan

Meer opties

Het formulier voor een nieuw object vraagt standaard alleen om de naam. Gebruik Meer opties om een omschrijving toe te voegen, en Aanschaf en status om aanschafdatum, prijs, huidige waarde, btw-regime en status in te stellen. Deze velden zijn niet verplicht om het object aan te maken; de status staat standaard op beschikbaar.

Objectdetailpagina

De detailpagina toont:

• Objectinformatie en type
• Huidige status
• Totale omzet: echte omzet op basis van betaalde facturen voor dit object, inclusief huur, servicekosten, losse facturen en verkoopfacturen die eraan zijn gekoppeld
• Actieve contracten: aantal actieve contracten dat aan dit object is gekoppeld
• WOZ-geschiedenis (bij Vastgoed) — jaarlijkse WOZ-waarden die de Box 3-berekening gebruikt
• Vermogensoverzicht (bij Vastgoed-objecten met een geregistreerde WOZ-waarde) - geactiveerde waarde, cumulatieve afschrijving, huidige boekwaarde en de wettelijke ondergrens (bodemwaarde) voor het gebouw
• Gekoppelde contracten
• Verhuurgeschiedenis
• Facturen: elke factuur die meetelt voor de totale omzet, met status en bedrag exclusief btw

Toegewezen facturen op dit object

Het tabblad Facturen op de objectdetailpagina toont elke factuur die bijdraagt aan het totale omzetbedrag:

• Facturen die zijn gegenereerd uit een contract dat aan dit object hangt
• Facturen die direct aan het object zijn gekoppeld, zoals servicekostenafrekeningen, losse facturen en verkoopfacturen

Elke regel toont het factuurnummer, de klant, de datum, de status en het bedrag exclusief btw. Een toelichting legt uit dat het totaal alle betaalde facturen sommeert, terwijl het Box 3-rapport alleen ontvangen huur telt en uitgaat van de datum waarop het geld binnenkwam. Die twee bedragen kunnen daarom verschillen.

Contractoverzicht

Boven de contractenlijst geeft een samenvattingsbalk je in een oogopslag inzicht in de contractuele staat van het object:

• Totaal aantal contracten gekoppeld aan dit object
• Getekende contracten: hoeveel er volledig zijn ondertekend
• Maandelijks actief totaal: de gecombineerde maandwaarde van alle actieve contracten, genormaliseerd uit contracten met verschillende frequenties (wekelijks, per kwartaal, jaarlijks)

WOZ-geschiedenis (Vastgoed-objecten)

Bij objecten van het type Vastgoed bevat de detailpagina een WOZ-geschiedenissectie. WOZ-waarden (Waardering Onroerende Zaken) zijn de door de gemeente vastgestelde woningwaarden die worden gebruikt in de Nederlandse Box 3-belastingberekening.

• Bekijk jaarlijkse WOZ-waarden per jaar.
• Voeg nieuwe waarden toe door het jaar en de WOZ-waarde van de gemeente in te vullen.
• Box 3 hanteert de WOZ-waarde met peildatum 1 januari. Vul de waarde in die geldt voor de start van dat belastingjaar.
• Als er nog geen waarden zijn ingevoerd, toont de sectie een lege staat met de vraag om de eerste toe te voegen.

Kadaster-koppeling

Wanneer je een Vastgoed-object met een geldig Nederlands adres toevoegt, kan MyCompanyDesk de WOZ-geschiedenis rechtstreeks uit het Kadaster ophalen. Dat scheelt handmatig invoeren en geeft je dezelfde waarden die de gemeente heeft geregistreerd.

• Automatisch ophalen: als de WOZ-geschiedenis nog leeg is, haalt het systeem bij het openen van de detailpagina de beschikbare waarden uit het Kadaster op.
• Handmatig vernieuwen: klik op Vernieuwen om op elk moment de nieuwste Kadaster-gegevens op te halen. Opgehaalde waarden krijgen een "Kadaster"-bronbadge.
• Ontbrekende gegevens: als het Kadaster geen gegevens heeft voor het adres (bijvoorbeeld bij een nieuwbouwwoning), verschijnt er een melding en kun je de waarden handmatig invoeren.

Geschatte huidige waarde

Bij woningen waarvan een WOZ-geschiedenis uit het Kadaster is opgehaald, projecteert MyCompanyDesk een geschatte huidige marktwaarde. Deze projectie neemt de meest recente WOZ-peildatum en past daarop de CBS PBK-prijsindex voor de COROP-regio van de woning toe. Zo krijg je een waarde die de actuele marktontwikkeling weerspiegelt.

Vermogensoverzicht en bodemwaarde (ondergrens gebouw)

Vastgoed-objecten die als bezitting worden bijgehouden, tonen een vermogensoverzicht op de detailpagina:

• Aanschafwaarde: het bedrag dat voor het activum is betaald.
• Geactiveerde waarde: het zakelijke deel van de aanschafwaarde, na aftrek van een eventueel privégebruik-deel.
• Cumulatieve afschrijving: alles wat tot nu toe is afgeschreven.
• Afschrijving dit jaar: het afschrijfbedrag voor het huidige kalenderjaar.
• Boekwaarde: de resterende waarde op de balans (geactiveerde waarde min cumulatieve afschrijving).
• Bodemwaarde: de wettelijke ondergrens waaronder de boekwaarde van een gebouw niet mag zakken. Deze is gebaseerd op de WOZ-waarde die voor het pand is geregistreerd.

De bodemwaarde staat naast de boekwaarde, want de twee zijn pas samen zinvol. MyCompanyDesk herschrijft niet stilletjes de geboekte afschrijvingsregeling; in plaats daarvan waarschuwt het als de huidige regeling al onder de ondergrens is uitgekomen, of geeft een melding wanneer de boekwaarde de ondergrens exact heeft bereikt.

Als er een waarschuwing verschijnt, los je dat op door de restwaarde van de aankoop op de bodemwaarde te zetten. Wanneer het object één aankoop heeft, opent een link die aankoop direct, zodat jij of je boekhouder de aanpassing kunt doen.

Deze regel geldt alleen voor gebouwen (bijvoorbeeld vastgoed, appartement, kantoor of winkel). Voertuigen, machines, apparatuur en andere activa die geen gebouw zijn, hebben geen bodemwaarde-ondergrens.

Verkocht of afgestoten

Als je een activum verkoopt, weggooit of anderszins uit je onderneming haalt, leg je dat vast bij Aanschaf en status in het objectformulier:

• Verkoopdatum: de datum waarop het activum de onderneming verliet.
• Opbrengst (excl. btw): het ontvangen bedrag. Laat het veld leeg als je het bedrag nog niet weet; vul 0 in als je het activum hebt weggegooid zonder opbrengst.

Zodra een verkoopdatum is opgeslagen, toont de objectdetailpagina een blok "Verkocht of afgestoten" met:

• de verkoopdatum
• de boekwaarde bij verkoop
• de opbrengst, als je die hebt ingevuld
• de boekwinst of het boekverlies

Laat je de opbrengst leeg, dan zie je alleen de boekwaarde die is afgeschreven, met de melding dat de boekwinst of het boekverlies pas kan worden bepaald zodra de opbrengst bekend is.

Het vermogensoverzicht waarschuwt je ook wanneer de afschrijvingstermijn nog bedragen na de verkoopdatum plant. Afschrijvingsregels worden bij activatie in een keer voor de hele looptijd aangemaakt, dus die bedragen blijven in je winst-en-verliesrekening terechtkomen tenzij je de afschrijvingstermijn van de aankoop aanpast.

Ondertekenstatus van contracten

Elke contractregel op de objectdetailpagina toont nu een ondertekenstatusbadge naast de actief/gepauzeerd-badge. De kleur volgt dezelfde indeling als op de contractdetailpagina:

• Getekend (groen): alle partijen hebben ondertekend
• Deels getekend (blauw): sommige partijen hebben getekend, anderen nog niet
• Verzonden (geel): de ondertekenuitnodiging is verstuurd, nog geen handtekeningen
• Verlopen of Beeindigd (rood): het ondertekenverzoek is niet langer geldig

Volledig ondertekende contracten tonen een klein oogicoon waarmee je een inline preview van het ondertekende document opent. Zo kun je het afgeronde contract lezen zonder de objectdetailpagina te verlaten.

Legacycontracten die zijn aangemaakt voordat de e-signing-feature werd toegevoegd, tonen geen ondertekenbadge. Het systeem detecteert legacycontracten op dezelfde manier als op de contractdetailpagina: een contract moet ondertekenpartijen, een template of ondertekencontent hebben om een badge te tonen.

Objecten koppelen aan contracten en facturen

Objecten integreren met andere MyCompanyDesk-functies:

• Contracten — Maak een huurcontract voor een object, met vermelding van de huurder (klant) en voorwaarden
• Facturen: Facturen kunnen direct in het factuurformulier aan een object worden gekoppeld, of via een huurcontract worden doorgegeven. Beide routes tellen mee in de totale omzet van het object.
• Terugkerende facturen — Stel automatische maandelijkse huurfacturatie per object in

Filteren

Filter je objecten op:

• Type — Vastgoed, Voertuig, Machine, Overig
• Status — Beschikbaar, Verhuurd, Inactief
• Zoeken — Zoek op naam of omschrijving

Bulkacties

• Status wijzigen — Werk beschikbaarheid in bulk bij
• Archiveren — Verplaats naar archief
• Verwijderen — Verwijder objecten

Tips

• Gebruik het statusfilter om snel te zien welke objecten beschikbaar zijn voor verhuur
• Koppel elke huurfactuur aan het bijbehorende object voor volledige financiele tracking per activum
• Stel contracten met herhaling in voor automatische huurfacturatie
• Bekijk de objectstatistieken bovenaan de pagina voor een beschikbaarheidsoverzicht