E-mailintegratie

Configureer hoe MyCompanyDesk e-mails verstuurt naar je klanten — van factuurverzending tot betalingsherinneringen.

E-mailverzendmethoden

MyCompanyDesk ondersteunt drie manieren om e-mails te versturen:

1. Ingebouwde e-mail (standaard)

Standaard worden e-mails verstuurd via de eigen e-mailservice van MyCompanyDesk. Geen configuratie nodig.

2. Gmail-integratie

Verstuur e-mails rechtstreeks vanuit je Gmail-account:

1. Ga naar Instellingen > Communicatie > E-mail
2. Klik op Gmail koppelen
3. Autoriseer MyCompanyDesk om namens jou te versturen via Google OAuth
4. E-mails worden nu verzonden vanaf je Gmail-adres

Voordelen:

• E-mails tonen je Gmail-adres als afzender
• Verzonden e-mails verschijnen in je Gmail Verzonden-map
• Betere bezorgbaarheid (je eigen domeinreputatie)

3. Outlook / Microsoft-integratie

Verstuur vanuit je Outlook of Microsoft 365-account:

1. Ga naar Instellingen > Communicatie > E-mail
2. Klik op Outlook koppelen
3. Autoriseer via Microsoft OAuth
4. E-mails worden verstuurd vanaf je Outlook-adres

4. Aangepaste SMTP

Voor volledige controle gebruik je je eigen SMTP-server:

1. Ga naar Instellingen > Communicatie > E-mail
2. Vul je SMTP-gegevens in:
   • Host — SMTP-serveradres
   • Poort — Serverpoort (587 voor TLS, 465 voor SSL)
   • Gebruikersnaam — SMTP-login
   • Wachtwoord — SMTP-wachtwoord
3. Klik op Verbinding testen om te verifieren dat het werkt
4. Sla op

E-mailsjablonen

Pas de e-mails aan die worden verstuurd met je facturen en herinneringen.

Factuur-e-mailsjabloon

De standaard e-mail die wordt verstuurd bij het bezorgen van een factuur. Pas aan:

• Onderwerpregel — Het e-mailonderwerp (ondersteunt variabelen zoals factuurnummer)
• Inhoud — De berichttekst
• Taal — Stel sjablonen per taal in

Herinnerings-e-mailsjabloon

De e-mail die wordt verstuurd bij het opvolgen van achterstallige facturen. Pas dezelfde velden aan als hierboven, maar met een urgentere toon.

Voorbeeld bekijken

Voor het versturen kun je elke e-mail bekijken om precies te zien wat je klant ontvangt:

• Gerenderde HTML met je huisstijl
• PDF-bijlagevoorbeeld
• Betaallink-opname

Variabelen

E-mailsjablonen ondersteunen dynamische variabelen:

Variabele	Beschrijving
{invoice_number}	Het factuurnummer
{customer_name}	Naam van de klant
{amount}	Totaal factuurbedrag
{due_date}	Vervaldatum
{company_name}	Je bedrijfsnaam
{payment_link}	Link naar online betaling

Meldingen

Configureer welke e-mailmeldingen je ontvangt:

• Factuur betaald — Ontvang een melding wanneer een klant betaalt
• Offerteaanvraag ontvangen — Melding bij nieuwe offerteaanvragen
• Teamactiviteit — Updates over acties van teamleden

Meldingsvoorkeuren kun je instellen in je Profiel.

Tips

• Koppel Gmail of Outlook voor de beste bezorgbaarheid
• Test je e-mailsjabloon altijd voordat je je eerste factuur verstuurt
• Stel taalspecifieke sjablonen in als je klanten in meerdere talen bedient
• Gebruik het herinneringssjabloon voor professionele opvolging van achterstallige facturen