Ausgaben

Verfolgen Sie alle Ihre Geschäftsausgaben, scannen Sie Belege mit KI und kategorisieren Sie Kosten für eine genaue Buchführung und USt.-Meldung.

Übersicht

Die Ausgabenseite listet alle Ihre erfassten Ausgaben auf. Die Zahlungsstatus-Tabs in der oberen Leiste lassen Sie schnell zwischen folgenden Ansichten wechseln:

• Alle: alle erfassten Ausgaben
• Unbezahlt: noch nicht bezahlte Ausgaben
• Bezahlt: bereits bezahlte Ausgaben

Ausgaben, die noch bestätigt werden müssen — Entwürfe aus dem Bankfeed oder Posteingang, die noch nicht in der Buchhaltung sind — zeigen statt bezahlt/unbezahlt einen Warnstatus, sind farblich hervorgehoben und haben eine gestrichelte Umrandung, damit sie nicht wie bestätigte Ausgaben aussehen, und können bis zur Buchung nicht für Massenaktionen ausgewählt werden.

Sie können weiterhin nach Kategorie, Projekt, Zeitraum oder Status filtern. Klicken Sie auf eine Ausgabe, um die Detailseite zu öffnen; klicken Sie auf Neu, um manuell eine hinzuzufügen, oder Beleg scannen, um einen aus einem Bild oder PDF zu extrahieren.

Ausgabe erstellen

Manuelle Eingabe

1. Gehen Sie zu Ausgaben > Neue Ausgabe
2. Füllen Sie aus:
   • Beschreibung - Wofür die Ausgabe ist
   • Betrag - Gesamtkosten (inklusive oder exklusive USt.)
   • Datum - Wann die Ausgabe angefallen ist
   • Kategorie - Aus vordefinierten Kategorien auswählen. Wenn Sie unter Arbeitsbereichseinstellungen eine Standard-Ausgabenkategorie festgelegt haben, ist diese hier bereits vorausgefüllt.
   • USt.-Satz - Wird mit dem Standard-USt.-Satz fur Ausgaben Ihres Arbeitsbereichs vorausgefullt (einstellbar unter Arbeitsbereichseinstellungen). Sie konnen ihn jederzeit pro Ausgabe uberschreiben.
   • Zahlungsmethode - Wird mit der Standard-Zahlungsmethode fur Ausgaben Ihres Arbeitsbereichs vorausgefullt, falls festgelegt.
3. Hängen Sie optional ein Beleg-Bild oder PDF an
4. Verknüpfen Sie optional mit einem Projekt oder Kunden
5. Klicken Sie auf Speichern

Schnellerfassung

Verwenden Sie die Schnellerfassungs-Schublade für schnelle Ausgabenerfassung:

1. Klicken Sie auf die Schnellerfassungs-Schaltfläche auf der Ausgabenliste
2. Geben Sie Betrag und Beschreibung ein
3. Wählen Sie eine Schnellkategorie
4. Speichern

Aus einer Vorlage

Wenn Sie eine neue Ausgabe erstellen, klicken Sie auf Aus Vorlage starten (nur sichtbar, wenn gespeicherte Ausgabenvorlagen vorhanden sind). Wählen Sie eine Vorlage aus und das Formular füllt sich direkt mit dem gespeicherten Lieferanten, der Kategorie, dem Betrag und den anderen Daten. Passen Sie nach Bedarf an und klicken Sie auf Speichern.

Aus Banktransaktionen

Wenn Ihr Bankfeed verbunden ist, werden kategorisierte ausgehende Transaktionen automatisch in Ausgabenentwürfe umgewandelt. Jede Ausgabe erhält die Gegenpartei als Lieferant, den absoluten Betrag als Brutto, den Standard-USt.-Satz und die Behandlung der Kategorie sowie das Buchungsdatum der Transaktion. Ausgabenentwürfe erscheinen zuerst im Prüf-Posteingang des Bankfeeds, wo Sie sie bestätigen, bearbeiten oder ablehnen können, bevor sie in Ihre Buchhaltung gelangen. Siehe automatisch importierte Ausgaben prüfen für den vollständigen Ablauf.

Belegscanner

Lassen Sie die KI Ausgabendetails automatisch aus Belegen extrahieren:

1. Gehen Sie zu Ausgaben > Beleg scannen
2. Laden Sie ein Belegbild (JPEG, PNG, WebP) oder PDF hoch
3. Wählen Sie den Extraktionsmodus:
   • Einzeln - Eine Ausgabe aus dem Beleg
   • Mehrfach - Mehrere Positionen aus einem Beleg
4. Überprüfen Sie die extrahierten Daten (Datum, Betrag, Lieferant, Beschreibung)
5. Bestätigen Sie, um die Ausgabe(n) zu erstellen

INFO

Belegscanner erfordert den Pro-Tarif oder hoher. Der USt.-Satz einer neuen Ausgabe beginnt mit Ihrer Standard-Arbeitsbereichseinstellung.

Wenn eine weitergeleitete E-Mail oder ein Scan zwar eine Ausgabe erzeugt, der Beleg selbst aber nicht angehängt werden kann (zum Beispiel ein nicht unterstützter Dateityp oder eine zu große Datei), wird die Ausgabe dennoch erstellt und mit einem Hinweis versehen, dass der Anhang fehlt. Laden Sie den Beleg anschließend manuell auf der Detailseite der Ausgabe hoch.

Gesperrte MwSt.-Perioden

Wenn eine Posteingangsnachricht in eine Ausgabe mit einem Datum innerhalb einer bereits angegebenen MwSt.-Periode umgewandelt wird, wird die automatische Buchung abgelehnt, um die eingereichte Voranmeldung zu schützen. Statt die Rechnung stillschweigend zu verwerfen, erstellt MyCompanyDesk eine inbox_expense_period_locked-Benachrichtigung, die Lieferanten und Rechnungsdatum nennt und darauf hinweist, dass die MwSt.-Periode gesperrt ist. Die Benachrichtigung führt Sie zur Posteingangsliste, damit Sie die weitergeleitete Rechnung dort finden. Sie haben dann dieselben zwei Optionen wie bei anderen gesperrten Perioden: buchen Sie die Ausgabe manuell mit einem Datum in der aktuell offenen Periode, oder reichen Sie eine ergänzende MwSt.-Voranmeldung für die gesperrte Periode ein.

Die Schnellerfassungs-Schublade zeigt denselben MwSt.-Perioden-Status neben dem Datumsfeld vor dem Speichern an, damit eine gesperrte oder Toleranzperiode sichtbar ist, bevor der Server die Buchung ablehnt.

Lieferantenlogos

Wenn ein Lieferant ein bekanntes Logo hat, zeigt MyCompanyDesk es neben dem Lieferantennamen in der Ausgabenliste und in der Lieferanten-Autovervollständigung an, wenn Sie eine Ausgabe erstellen oder bearbeiten. Das Logo stammt aus dem KVK-Register für niederländische Unternehmen oder aus einer kuratierten Liste gängiger Marken. Ist kein Logo verfügbar, zeigt die App stattdessen ein Monogramm.

Ausgabenkategorien

MyCompanyDesk bietet vordefinierte Kategorien mit Symbolen zur schnellen Auswahl:

• Bürobedarf
• Reise & Transport
• Essen & Trinken
• Software & Abonnements
• Ausstattung
• Professionelle Dienstleistungen
• Marketing & Werbung
• Versicherung
• Miete & Nebenkosten
• Und mehr...

Kategorien helfen bei der Organisation Ihrer Ausgaben und werden in Berichten für Kostenaufschlüsselungen verwendet.

USt.-Behandlung

Jede Ausgabe kann ihren eigenen USt.-Satz haben. Gängige Optionen:

• 21 % - Standardsatz
• 9 % - Ermäßigter Satz
• 0 % - Nullsatz oder befreit

Der USt.-Betrag wird automatisch berechnet und in Ihre USt.-Berichte aufgenommen.

USt.-Behandlung

In Sonderfällen legen Sie die USt.-Behandlung für die Ausgabe fest:

• Standard: inländische USt.
• Reverse-Charge (EU): Sie bilanzieren die USt. selbst für einen EU-B2B-Einkauf, Rubrik 4b.
• Reverse-Charge (außerhalb der EU): ein Lieferant außerhalb der EU stellt 0 % USt. (sources/vat-rates.yaml#countries.NL.zero) in Rechnung, Sie bilanzieren sie selbst in Rubrik 4a. Verwenden Sie dies zum Beispiel für einen US-Lieferanten wie Anthropic oder OpenAI.
• Befreit: die Leistung ist von der USt. befreit.
• Ausländische USt. in Rechnung gestellt: ausländische USt., die eventuell über das EU-Erstattungsverfahren zurückzuholen ist.

Die Behandlung wird normalerweise aus der Kategorie übernommen. Sie können sie pro Ausgabe überschreiben.

USt.-Betrag manuell

Normalerweise berechnet MyCompanyDesk den USt.-Betrag aus dem Satz und dem Nettobetrag. Stimmt das nicht mit dem Lieferantendokument überein, zum Beispiel einer Gutschrift mit Netto EUR 0 und nur USt., können Sie den USt.-Betrag manuell eingeben. Der Satz steuert den Betrag dann nicht mehr; das Formular verwendet Ihre Eingabe.

Korrekturen in gesperrten Perioden

Sitzt eine Ausgabe in einer gesperrten USt.-Periode, blockiert das Formular Änderungen an den Finanzfeldern und bietet einen Korrekturweg an. Die Fehlermeldung wird über den Code PERIOD_LOCKED ausgegeben, sodass eine deutsche Erklärung statt des rohen Backend-Textes angezeigt wird. Die Korrektur wird in einer späteren, offenen Periode erstellt und verweist auf den ursprünglichen gesperrten Beleg, sodass die Nachvollziehbarkeit erhalten bleibt.

Das Gate vergleicht die Werte, die tatsächlich geschrieben werden sollen, nicht nur die im Formular sichtbaren Felder. Das betrifft auch mehrwertige lines, Investitionsmarker und Abschreibungseingaben wie Nutzungsdauer, Restwert und Privatnutzungsanteil. Jede finanziell bedeutsame Änderung in einer eingereichten Periode wird abgelehnt; nicht-finanzielle Anpassungen wie Notizen, Zahlungsstatus oder Beleganhänge bleiben weiterhin möglich.

Investitionen und Abschreibung

Kategorien mit auto_flag_investment = true (in der Regel Ausstattung und andere Anlagegüter) machen aus einer Ausgabe automatisch eine Investition:

• Die Ausgabe wird als is_investment = true markiert.
• Es wird ein monatlicher Abschreibungsplan anhand von useful_life_months der Kategorie erstellt (Standard 60 Monate, falls nicht gesetzt).
• Der Plan verwendet lineare Abschreibung mit Tages-Pro-Rata für den ersten und letzten Kalendermonat, im Einklang mit den Richtlinien der Steuerbehörde.
• Die Zeilen werden in expense_depreciation_lines gespeichert und fließen in die Berichte ein.

Die abschreibungsfähige Basis entspricht den aktivierten Kosten, die die Buchhaltung auf das Anlagekonto bucht (apps/api/src/modules/ledger/posting-engine.js), nicht dem Bruttobetrag ohne USt. Damit werden auch nicht abziehbare Vorsteuer (bei Kategorien mit einem Abzugsanteil unter 100 %) und der Geschäftsanteil nach Privatnutzung berücksichtigt, sodass Abschreibungsplan, Anlagenregister und KIA-Berechnung alle von derselben Zahl ausgehen.

Das Bearbeiten von Kategorie, Datum, Betrag, USt.-Behandlung, Privatnutzungsanteil, Nutzungsdauer oder Restwert bei einer bestehenden Ausgabe löst eine Neuberechnung aus. Wenn eine bestehende Abschreibungszeile bereits in eine gesperrte USt.-Periode fällt, wird die Neuberechnung abgelehnt, damit die eingereichte Erklärung nicht stillschweigend geändert wird. Das Zurückstufen einer Investitionsausgabe in eine Nicht-Investitionskategorie löscht die Abschreibungszeilen.

Eine Investition, deren eigenes Datum noch in einer offenen Periode liegt, kann trotzdem auf einen gesperrten Plan stoßen, wenn ihre Abschreibungszeilen in eine spätere, gesperrte MwSt.-Periode reichen. In diesem Fall zeigt das Formular den Code DEPRECIATION_SCHEDULE_LOCKED statt PERIOD_LOCKED. Verwenden Sie die Aktion Temporär entsperren für diesen Zeitraum auf der MwSt.-Seite und wiederholen Sie die Bearbeitung.

Ausgaben verknüpfen

Verknüpfen Sie Ausgaben mit:

• Projekte - Projektkosten genau verfolgen
• Kunden - Kosten mit bestimmten Kunden verknüpfen, zum Beispiel zur späteren Weiterberechnung
• Lieferanten - Erfassen, an wen Sie gezahlt haben

Weiterberechnung und Kostenänderungen

Eine kundenverknüpfte Ausgabe kann auf einer Rechnung weiterberechnet werden. Auf der Ausgabendetailseite erscheint eine Zeile Verknüpfte Rechnung, sobald sie zu einer Rechnung hinzugefügt wurde, und ein Hinweis Kosten geändert nach Fakturierung, wenn der Kostenpreis der Ausgabe nach dem Versand der Rechnung bearbeitet wurde. Dieser Hinweis bedeutet, dass der Betrag auf der Rechnung nicht mehr mit der zugrunde liegenden Ausgabe übereinstimmt; öffnen Sie die Rechnung oder bearbeiten Sie die Ausgabe, um beides wieder auf den gleichen Stand zu bringen.

Massenaktionen

Wählen Sie mehrere Ausgaben für:

• Kategorisieren - Kategorie in großem Umfang ändern
• Archivieren - Ins Archiv verschieben. Wenn Sie mehrere unbezahlte Ausgaben mit Fälligkeitsdatum auf einmal archivieren, werden deren offene Zahlungserinnerungen pausiert. Die Massenaktionsleiste zeigt vorher eine Bestätigung, sobald eine ausgewählte Ausgabe unbezahlt ist und ein Fälligkeitsdatum hat, damit Sie wissen, wie viele der ausgewählten Ausgaben ihre Erinnerung verlieren. Solange die Ausgaben archiviert sind, bleibt die Erinnerung aus. Stellen Sie eine archivierte Ausgabe später wieder her, wird die Erinnerung beim nächsten täglichen Lauf neu angelegt, aber frühestens in der folgenden Nacht.
• Löschen - Dauerhaft entfernen
• Exportieren - Als CSV herunterladen
• Als bezahlt markieren - Markiert ausgewählte Ausgaben als bezahlt. Wenn Sie einen Bank- oder Inbox-Entwurf als bezahlt markieren, wird gleichzeitig die Markierung "Zu prüfen" entfernt, sodass die Zeile in Ihren Berichten, der USt.-Erklärung und dem Buchhalterexport sichtbar ist, anstatt verborgen zu bleiben. Das passiert nur beim Setzen auf bezahlt, nicht beim Zurücksetzen auf unbezahlt.

Wird eine Massenaktion abgelehnt, weil eine oder mehrere ausgewählte Zeilen in einen gesperrten USt.-Zeitraum fallen, nennt die Fehlermeldung den genauen Zeitraum und erklärt den nächsten Schritt. Ein bereits abgegebener und gesperrter Zeitraum lässt sich nur über eine Suppletieabgabe wieder öffnen. Eine reine Sperre (die Abgabefrist ist abgelaufen, aber es wurde keine Abgabe eingereicht) können Sie auf der USt.-Seite vorübergehend entsperren. Entfernen Sie die Zeilen aus diesem Zeitraum aus Ihrer Auswahl, oder nutzen Sie die passende Korrektur-Route, und versuchen Sie es erneut.

Kilometerpauschale

Wenn Sie mit einem Privatwagen geschäftlich unterwegs sind, können Sie diese Fahrten als eine einzelne Ausgabe mit Kilometerpauschale buchen.

1. Gehen Sie zu Ausgaben und öffnen Sie die Kilometerpauschale.
2. Wählen Sie den Zeitraum, den Sie buchen möchten.
3. Wählen Sie die Fahrten aus, die Sie übernehmen möchten.
4. Klicken Sie auf Als Ausgabe buchen.

Die Ausgabe wird mit einer Zeile für die gesamten geschäftlichen Kilometer erstellt.

Wenn Ihr Workspace einen Firmenwagen nutzt, sind die tatsächlichen Autokosten bereits als Ausgabe gebucht; eine separate Kilometerpauschale ist dann nicht nötig.

Zugtickets und andere Autokosten können Sie auch als reguläre Ausgabe erfassen unter Ausgaben > Neu mit Lieferant, Betrag, Datum und Kategorie.

Wiederkehrende Ausgaben

Für regelmäßige Kosten (Miete, Abonnements usw.) richten Sie wiederkehrende Ausgaben ein, um die Erstellung zu automatisieren.

Import

Importieren Sie Ausgaben aus CSV:

1. Gehen Sie zu Profil > Import
2. Wählen Sie Ausgaben als Datentyp
3. Laden Sie Ihre CSV-Datei hoch
4. Ordnen Sie Spalten den Feldern zu
5. Überprüfen und bestätigen Sie

Meldungen bei abweichendem Zahlungsmuster

MyCompanyDesk beobachtet Lieferanten, die normalerweise monatlich eine Rechnung stellen, aber jetzt nichts mehr liefern. Wenn ein Lieferant Ausgaben in drei verschiedenen Monaten hatte und danach etwa 50 Tage lang keine bestätigte Ausgabe mehr, erstellt das System eine Benachrichtigung mit der Frage, ob Ihnen eine Rechnung fehlt.

Die Prüfung zählt nur bestätigte Ausgaben. Ausgabenentwürfe oder noch nicht bestätigte Ausgaben gelten nicht als "wir haben eine Rechnung gesehen", sodass ein unbestätigter Import die Meldung nicht stoppt. Das Ziel ist, eine fehlende wiederkehrende Rechnung aufzufangen, bevor sie Ihre Buchhaltung durcheinanderbringt.

Wenn Sie die Meldung öffnen, können Sie die fehlende Ausgabe direkt erfassen oder abweisen, wenn die Stille erwartet war.

Prüfprotokoll

Beim Anlegen einer Ausgabe wird jetzt für jeden Entstehungspfad ein Prüfprotokoll-Eintrag geschrieben, nicht nur für das manuelle Webformular. Das gilt für gescannte Belege aus der App, Entwürfe aus dem Bankfeed, CSV-Importe, wiederkehrende Ausgaben, Posteingangs- und weitergeleitete E-Mail-Entwürfe, Peppol-E-Rechnungen und Fahrten. Der Eintrag nennt Lieferant und Datum bzw. die Ausgabennummer, falls bereits vergeben, sodass im Verlauf nachvollziehbar ist, woher eine Ausgabe stammt.

Tipps

• Legen Sie Ihren Standard-USt.-Satz, Ihre Standard-Ausgabenkategorie und Ihre Standard-Zahlungsmethode fur Ausgaben unter Arbeitsbereichseinstellungen fest, damit das Formular nicht jedes Mal leer startet. Eine 0-%-Einstellung funktioniert korrekt; das Formular behandelt sie als bewusste Wahl.
• Aktivieren Sie KI-Vorschläge für automatische Kategorieempfehlungen
• Hängen Sie immer Belege an - sie sind für Steuerprüfungen unerlässlich
• Verwenden Sie Projekte, um das Verhältnis von Ausgaben zu Einnahmen zu verfolgen
• Prüfen Sie den Ausgabenbericht für Ausgabenaufschlüsselungen