Rechnungen
Rechnungen stehen im Mittelpunkt von MyCompanyDesk. Erstellen Sie professionelle Rechnungen, versenden Sie sie mit Zahlungslinks an Kunden und verfolgen Sie Zahlungen bis zum Abschluss.
Übersicht
Die Rechnungsseite zeigt alle Ihre Rechnungen mit Filter- und Suchfunktionen. Verwenden Sie die Status-Tabs für eine schnelle Ansicht:
- Alle — Jede Rechnung
- Entwurf — Erstellt, aber nicht gesendet
- Gesendet — An Kunden zugestellt
- Überfällig — Fälligkeitsdatum überschritten, unbezahlt
- Bezahlt — Zahlung eingegangen
- Storniert — Stornierte Rechnungen
Rechnung erstellen
Vollständiges Formular
- Gehen Sie zu Rechnungen > Neue Rechnung
- Wählen oder erstellen Sie einen Kunden
- Fügen Sie Positionen mit Beschreibung, Menge, Einzelpreis und USt.-Satz hinzu
- Legen Sie das Rechnungsdatum und das Fälligkeitsdatum fest
- Fügen Sie optionale Anmerkungen oder interne Bemerkungen hinzu
- Klicken Sie auf Speichern, um einen Entwurf zu erstellen
Schnellerfassung
Für eine schnellere Erstellung:
- Klicken Sie auf die Schnellerfassungs-Schaltfläche auf der Rechnungsliste
- Wählen Sie einen Kunden
- Fügen Sie Positionen hinzu oder wählen Sie eine Vorlage
- Speichern (und optional sofort versenden)
Aus einer Vorlage
- Klicken Sie beim Erstellen einer neuen Rechnung auf Vorlage verwenden
- Wählen Sie eine gespeicherte Vorlage
- Alle Positionen sind vorausgefüllt — passen Sie sie nach Bedarf an
- Speichern und versenden
Rechnungsdetails
Jede Rechnung hat eine Detailseite, die zeigt:
- Kundeninformationen
- Positionen mit Zwischensummen
- USt.-Aufschlüsselung
- Gesamtbetrag
- Status und Verlauf
- Zahlungslink (falls gesendet)
Aktionen
Senden
Senden Sie die Rechnung per E-Mail an Ihren Kunden. Die E-Mail enthält:
- Eine anpassbare Nachricht (basierend auf Ihrer E-Mail-Vorlage)
- Die Rechnungs-PDF als Anhang
- Einen Zahlungslink für die Online-Zahlung
PDF herunterladen
Laden Sie die Rechnung als professionell formatiertes PDF-Dokument herunter. Das PDF enthält Ihr Firmenlogo, Ihre Markenfarben und alle Rechnungsdetails.
Als bezahlt markieren
Bestätigen Sie die Zahlung manuell, wenn ein Kunde per Banküberweisung oder einer anderen Offline-Methode zahlt.
Stornieren
Stornieren Sie eine Rechnung, die nicht mehr bezahlt werden soll. Stornierte Rechnungen bleiben für Prüfungszwecke in Ihren Unterlagen.
Duplizieren
Erstellen Sie eine Kopie einer bestehenden Rechnung — nützlich für wiederkehrende Abrechnungen an denselben Kunden.
Erinnerung senden
Senden Sie eine Zahlungserinnerung für überfällige Rechnungen.
Massenaktionen
Wählen Sie mehrere Rechnungen aus der Liste, um Aktionen in großem Umfang durchzuführen:
- Senden — Mehrere Entwurfsrechnungen gleichzeitig versenden
- Als bezahlt markieren — Zahlung für mehrere Rechnungen erfassen
- Archivieren — Rechnungen ins Archiv verschieben
- Löschen — Rechnungen dauerhaft entfernen
Zahlungslinks
Wenn Sie eine Rechnung versenden, wird ein eindeutiger Zahlungslink generiert. Ihr Kunde kann:
- Auf den Link in der E-Mail klicken
- Die Rechnung im Kundenportal ansehen
- Direkt online bezahlen, ueber Ihr verbundenes Mollie- oder Stripe-Konto
Die Zahlung wird automatisch erfasst und der Rechnungsstatus wird auf Bezahlt aktualisiert.
Online-Zahlungen
Aktivieren Sie Online-Rechnungszahlungen, indem Sie Ihr eigenes Mollie- oder Stripe-Konto verbinden:
- Gehen Sie zu Geld → Zahlungen in der Seitenleiste Ihres Arbeitsbereichs
- Verbinden Sie unter Online betalingen den gewuenschten Anbieter
- Mollie unterstuetzt iDEAL, Bancontact, Kreditkarte und Bankueberweisung
- Stripe Connect unterstuetzt Karte, Apple Pay, Google Pay und SEPA-Lastschrift
Nach der Verbindung enthaelt jede von Ihnen versendete Rechnung einen Zahlungslink. Ihre Kunden bezahlen ueber Ihr eigenes Anbieterkonto. Das Geld geht direkt an Sie. MyCompanyDesk verarbeitet oder verwahrt keine Zahlungen fuer Sie.
Dokumenttypen
Das Rechnungsmodul unterstützt mehrere Dokumenttypen:
- Rechnung — Standard-Abrechnungsdokument
- Gutschrift — Anpassung für Rückerstattungen oder Korrekturen
- Erinnerung — Zahlungserinnerung für überfällige Rechnungen
Filtern und Suchen
Verwenden Sie die Filterleiste, um Ihre Rechnungen einzugrenzen:
- Status — Entwurf, Gesendet, Überfällig, Bezahlt, Storniert
- Kunde — Nach bestimmtem Kunden filtern
- Projekt — Nach verknüpftem Projekt filtern
- Datumsbereich — Nach Rechnungs- oder Fälligkeitsdatum filtern
- Suche — Nach Rechnungsnummer, Kundenname oder Beschreibung suchen
Export
Exportieren Sie Ihre Rechnungen als CSV zur Verwendung in Excel, Google Sheets oder Ihrer Buchhaltungssoftware.
INFO
CSV-Export erfordert den Pro-Tarif oder höher.
Tipps
- Richten Sie Ihre E-Mail-Vorlagen ein, bevor Sie Ihre erste Rechnung versenden
- Verwenden Sie wiederkehrende Rechnungen für regelmäßige Abrechnungen
- Prüfen Sie die Berichte-Seite für Umsatzeinblicke
- Aktivieren Sie KI-Vorschläge für intelligente Beschreibungsverbesserungen