Datenimport & -export
Importieren Sie bestehende Daten in MyCompanyDesk und exportieren Sie Ihre Unterlagen als Sicherung oder zur Verwendung in anderen Tools.
Import
CSV-Import
Importieren Sie Daten aus CSV-Dateien für:
- Kunden mit Name, E-Mail, Telefon, Adresse, USt.-Nummer
- Rechnungen mit Rechnungsdetails
- Ausgaben mit Kategorien und Beträgen
Andere Datentypen (etwa Projekte oder Objekte) lassen sich nicht aus CSV importieren; diese legen Sie in der App selbst an.
So importieren Sie
Der Import-Assistent hat eine eigene Seite in der App: Öffnen Sie /profile/import direkt, praktisch, wenn Sie kurz nach der Registrierung von einem anderen Tool umsteigen.
- Wählen Sie den Datentyp, den Sie importieren möchten (Kunden, Rechnungen oder Ausgaben)
- Laden Sie Ihre CSV-Datei hoch
- Ordnen Sie die Spalten zu, indem Sie Ihre CSV-Spaltenüberschriften den MyCompanyDesk-Feldern zuweisen
- Importieren Sie, um die Datensätze anzulegen; das Ergebnis zeigt, wie viele Zeilen importiert wurden und wie viele fehlgeschlagen sind
Import-Tipps
- Verwenden Sie UTF-8-Kodierung für Ihre CSV-Dateien
- Fügen Sie eine Kopfzeile mit Spaltennamen ein
- Halten Sie Datumsformate konsistent (JJJJ-MM-TT empfohlen)
- Verwenden Sie in Betragsfeldern einen Punkt (.) als Dezimaltrennzeichen
- Leere Felder werden übersprungen (bestehende Standardwerte werden verwendet)
Spaltenzuordnung
Der Import-Assistent zeigt Ihre CSV-Spalten und lässt Sie jede dem passenden MyCompanyDesk-Feld zuordnen. Häufige Zuordnungen:
| CSV-Spalte | Wird zu |
|---|---|
| Firmenname / Name | Kundenname |
| Kunden-E-Mail | |
| Straße / Adresse | Straßenadresse |
| PLZ | Postleitzahl |
| Ort | Ort |
| VAT / USt | USt.-Nummer |
| Telefon | Telefonnummer |
Export
Exporte finden Sie an einem Ort: Öffnen Sie Einstellungen und wählen Sie Daten herunterladen.
CSV-Export
Laden Sie Ihre Daten pro Typ herunter:
- Rechnungen als CSV, mit Beträgen, Daten und Status
- Kunden als CSV, Ihre vollständige Kundenliste
- Ausgaben als CSV, mit Kategorien und Beträgen
INFO
CSV-Exporte sind ab dem Starter-Abonnement verfügbar. Die komplette JSON-Sicherung ist in jedem Abonnement verfügbar, einschließlich Gratis.
Komplette Sicherung
Dieselbe Seite bietet eine komplette Sicherung: alle Ihre Daten in einer JSON-Datei. Nutzen Sie sie als regelmäßige Sicherung oder als vollständige Momentaufnahme Ihrer Unterlagen, zum Beispiel für eine DSGVO-Auskunft.
Exporte enthalten nur die Daten, auf die Sie Zugriff haben. PDF-Versionen von Rechnungen laden Sie separat herunter, auf der Seite der jeweiligen Rechnung.
Standortdaten
Einige mobile Abläufe können Ihren GPS-Standort verwenden, wenn Sie dies ausdrücklich wählen:
- In der Kundenliste Kunden in der Nähe suchen.
- Beim Ausfüllen eines Adressfeldes den aktuellen Standort verwenden.
Wir lesen Ihren Standort nur in diesen beiden Fällen und nur in der App. Wir wandeln ihn in eine Adresse oder eine gefilterte Kundenliste um und speichern die Rohkoordinaten nicht. Sie können die Berechtigung jederzeit in den Einstellungen Ihres Geräts verweigern oder widerrufen.
Tipps
- Exportieren Sie Ihre Daten regelmäßig als Sicherung
- Statt Dateien an Ihren Buchhalter zu mailen, geben Sie ihm direkten Zugang über Einstellungen > Zugang und Buchhalter; so sieht er immer Ihre aktuellsten Zahlen
- Wenn Sie von einem anderen Tool umsteigen, nutzen Sie den Import-Assistenten, um Ihre Kundenliste zu übernehmen