E-Mail-Integration
Konfigurieren Sie, wie MyCompanyDesk E-Mails an Ihre Kunden sendet — von der Rechnungszustellung bis zu Zahlungserinnerungen.
E-Mail-Versandmethoden
MyCompanyDesk unterstützt drei Wege zum Versenden von E-Mails:
1. Integrierter E-Mail-Versand (Standard)
Standardmäßig werden E-Mails über den eigenen E-Mail-Dienst von MyCompanyDesk versendet. Keine Konfiguration erforderlich.
2. Gmail-Integration
Senden Sie E-Mails direkt von Ihrem Gmail-Konto:
- Gehen Sie zu Einstellungen > Kommunikation > E-Mail
- Klicken Sie auf Gmail verbinden
- Autorisieren Sie MyCompanyDesk, in Ihrem Namen über Google OAuth zu senden
- E-Mails werden jetzt als von Ihrer Gmail-Adresse gesendet angezeigt
Vorteile:
- E-Mails zeigen Ihre Gmail-Adresse als Absender
- Gesendete E-Mails erscheinen in Ihrem Gmail-Ordner „Gesendet"
- Bessere Zustellbarkeit (Ihre eigene Domain-Reputation)
3. Outlook / Microsoft-Integration
Senden Sie von Ihrem Outlook- oder Microsoft 365-Konto:
- Gehen Sie zu Einstellungen > Kommunikation > E-Mail
- Klicken Sie auf Outlook verbinden
- Autorisieren Sie über Microsoft OAuth
- E-Mails werden von Ihrer Outlook-Adresse gesendet
4. Benutzerdefiniertes SMTP
Für volle Kontrolle verwenden Sie Ihren eigenen SMTP-Server:
- Gehen Sie zu Einstellungen > Kommunikation > E-Mail
- Geben Sie Ihre SMTP-Details ein:
- Host — SMTP-Serveradresse
- Port — Server-Port (587 für TLS, 465 für SSL)
- Benutzername — SMTP-Anmeldung
- Passwort — SMTP-Passwort
- Klicken Sie auf Verbindung testen, um die Funktion zu überprüfen
- Speichern
E-Mail-Vorlagen
Passen Sie die E-Mails an, die mit Ihren Rechnungen und Erinnerungen versendet werden.
Rechnungs-E-Mail-Vorlage
Die Standard-E-Mail, die beim Versand einer Rechnung gesendet wird. Passen Sie an:
- Betreffzeile — Der E-Mail-Betreff (unterstützt Variablen wie Rechnungsnummer)
- Text — Der Nachrichteninhalt
- Sprache — Sprachspezifische Vorlagen festlegen
Erinnerungs-E-Mail-Vorlage
Die E-Mail, die beim Nachfassen bei überfälligen Rechnungen gesendet wird. Passen Sie die gleichen Felder wie oben an, aber mit einem dringenderen Ton.
Vorschau
Vor dem Versand können Sie jede E-Mail in der Vorschau ansehen, um genau zu sehen, was Ihr Kunde erhalten wird:
- Gerendertes HTML mit Ihrem Branding
- PDF-Anhang-Vorschau
- Zahlungslink-Einbindung
Variablen
E-Mail-Vorlagen unterstützen dynamische Variablen:
| Variable | Beschreibung |
|---|---|
{invoice_number} | Die Rechnungsnummer |
{customer_name} | Name des Kunden |
{amount} | Gesamtrechnungsbetrag |
{due_date} | Fälligkeitsdatum der Zahlung |
{company_name} | Ihr Firmenname |
{payment_link} | Link zur Online-Zahlung |
Benachrichtigungen
Konfigurieren Sie, welche E-Mail-Benachrichtigungen Sie erhalten:
- Rechnung bezahlt — Benachrichtigung, wenn ein Kunde zahlt
- Angebotsanfrage eingegangen — Benachrichtigung bei neuen Angebotsanfragen
- Teamaktivitäten — Aktualisierungen zu Aktionen von Teammitgliedern
Benachrichtigungseinstellungen können in Ihrem Profil festgelegt werden.
Tipps
- Verbinden Sie Gmail oder Outlook für die beste Zustellbarkeit
- Testen Sie Ihre E-Mail-Vorlage immer, bevor Sie Ihre erste Rechnung versenden
- Richten Sie sprachspezifische Vorlagen ein, wenn Sie Kunden in mehreren Sprachen bedienen
- Verwenden Sie die Erinnerungsvorlage für professionelle Nachfassaktionen bei überfälligen Rechnungen