Ihre erste Rechnung

Diese Anleitung führt Sie durch die Erstellung und den Versand Ihrer ersten Rechnung in MyCompanyDesk.

Bevor Sie beginnen

Stellen Sie sicher, dass Sie:

• Ihre Unternehmensinformationen eingerichtet haben (Name, Adresse, USt-IdNr., IBAN)
• Mindestens einen Kunden haben, dem Sie eine Rechnung stellen können (Sie können während des Prozesses einen erstellen)

Rechnung erstellen

1. Navigieren Sie zu Rechnungen in der Seitenleiste
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Neue Rechnung (oder verwenden Sie den +-Schwebenden-Button auf Mobilgeräten)
3. Füllen Sie das Rechnungsformular aus:

Kunden auswählen

Beginnen Sie mit der Eingabe des Kundennamens. Wenn der Kunde existiert, wählen Sie ihn aus der Dropdown-Liste aus. Wenn nicht, tippen Sie den vollständigen Namen und klicken Sie auf Kunde erstellen, um ihn direkt hinzuzufügen. Das Inline-Formular fragt nach Kundennamen und Adresse. Die KVK-Suche kann niederländische Unternehmen vorschlagen und die Adresse automatisch ausfüllen; private Kunden fügen Sie hinzu, indem Sie die Adresse von Hand eingeben. Nur der Kundenname ist erforderlich; E-Mail und vollständige Adresse ergänzen Sie später auf der Kundenseite.

Positionen hinzufügen

Jede Position enthält:

• Beschreibung — Wofür Sie abrechnen
• Menge — Anzahl der Einheiten
• Einzelpreis — Preis pro Einheit

• USt.-Satz — Anwendbarer USt.-Prozentsatz (0 %, 9 %, 21 % usw.)

Klicken Sie auf Position hinzufügen, um weitere Positionen hinzuzufügen. Die Gesamtsumme wird automatisch inklusive USt. berechnet.

Rechnungsdetails festlegen

• Rechnungsnummer — Automatisch von MyCompanyDesk vergeben
• Rechnungsdatum — Standardmäßig heute
• Fälligkeitsdatum — Berechnet aus Ihren Standard-Zahlungsbedingungen (anpassbar)
• Anmerkungen — Optionale Anmerkungen, die auf der Rechnung erscheinen

Speichern

Klicken Sie auf Speichern, um die Rechnung als Entwurf zu erstellen. Sie können vor dem Versand noch alles bearbeiten.

Rechnung in der Vorschau anzeigen

Vor dem Versand können Sie eine Vorschau ansehen, wie die PDF aussehen wird:

1. Öffnen Sie die Rechnungsdetailseite
2. Klicken Sie auf Vorschau, um die generierte PDF zu sehen
3. Überprüfen Sie, ob alle Informationen korrekt sind — Firmendaten, Kundeninformationen, Positionen, Gesamtbeträge

Rechnung versenden

Wenn Sie bereit sind zum Versenden:

1. Klicken Sie auf Senden auf der Rechnungsdetailseite
2. Überprüfen Sie die E-Mail, die an Ihren Kunden gesendet wird:
   • Betreffzeile (anpassbar)
   • E-Mail-Text (basierend auf Ihrer E-Mail-Vorlage)
   • PDF-Anhang
   • Zahlungslink (falls aktiviert)
3. Klicken Sie auf Senden, um die Rechnung zuzustellen

Der Rechnungsstatus ändert sich von Entwurf zu Gesendet.

TIP

Sie können Ihre E-Mail-Vorlagen unter Einstellungen > E-Mail anpassen. Vorlagen unterstützen Ihr Branding und können pro Sprache eingestellt werden.

Zahlung verfolgen

Nach dem Versand erscheint die Rechnung in Ihren Ansichten Gesendet oder Überfällig. Wenn der Kunde zahlt:

• Wenn der Kunde über den Zahlungslink zahlt, wird die Rechnung automatisch als bezahlt markiert
• Bei Banküberweisungen klicken Sie auf Als bezahlt markieren auf der Rechnung, um die Zahlung manuell zu erfassen

Rechnungsstatus

Status	Beschreibung
Entwurf	Erstellt, aber noch nicht gesendet. Vollständig bearbeitbar.
Gesendet	An den Kunden zugestellt. Warten auf Zahlung.
Überfällig	Fälligkeitsdatum überschritten und noch unbezahlt.
Bezahlt	Zahlung eingegangen und bestätigt.
Storniert	Rechnung wurde storniert. Keine Zahlung erwartet.

Schnellerfassung

Für eine schnellere Rechnungserstellung verwenden Sie die Schnellerfassung:

1. Klicken Sie auf das Schnellerfassungs-Symbol auf der Rechnungsliste
2. Wählen Sie einen Kunden
3. Fügen Sie Positionen hinzu (oder verwenden Sie eine gespeicherte Vorlage)
4. Speichern und optional sofort versenden

Die Schnellerfassung ist ideal für Routinerechnungen, bei denen Sie regelmäßig ähnliche Positionen abrechnen.

Vorlagen verwenden

Sparen Sie Zeit mit Rechnungsvorlagen:

1. Erstellen Sie eine Rechnung mit Ihren häufig verwendeten Positionen
2. Klicken Sie auf Als Vorlage speichern
3. Beim nächsten Mal starten Sie eine neue Rechnung aus der Vorlage — alle Positionen sind vorausgefüllt

Nächste Schritte

Herzlichen Glückwunsch zum Versand Ihrer ersten Rechnung! Entdecken Sie weitere Funktionen:

• Ausgaben verfolgen
• Angebote erstellen für potenzielle Aufträge
• Wiederkehrende Rechnungen einrichten für regelmäßige Abrechnungen
• Berichte anzeigen, um Ihre Finanzen zu verstehen