Unternehmen einrichten

Bevor Sie Rechnungen versenden können, müssen Sie Ihre Unternehmensinformationen konfigurieren. Diese Daten erscheinen auf Ihren Rechnungen, Angeboten und anderen Dokumenten.

Unternehmensinformationen

Navigieren Sie zu Unternehmen in der Seitenleiste, um auf Ihre Unternehmenseinstellungen zuzugreifen.

Pflichtfelder

Diese Felder werden zum Versenden von Rechnungen benötigt:

• Firmenname — Ihr eingetragener Firmenname
• Adresse — Straße, Postleitzahl und Stadt (Adress-Autovervollständigung ist verfügbar)
• E-Mail — Ihre geschäftliche Kontakt-E-Mail

Empfohlene Felder

Diese werden für professionelle Rechnungen und die rechtliche Konformität dringend empfohlen:

• USt.-Nummer — Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (z. B. NL123456789B01)
• Handelsregisternummer — Ihre Gewerbeanmeldungsnummer
• IBAN — Ihre Bankkontonummer, auf die Kunden zahlen sollen
• Telefonnummer — Geschäftliche Kontakttelefonnummer

TIP

In vielen Ländern sind USt.-Nummer und Registrierungsnummer auf Rechnungen gesetzlich vorgeschrieben. Stellen Sie sicher, dass diese ausgefüllt sind, bevor Sie Ihre erste Rechnung versenden.

Branding

Firmenlogo

Laden Sie Ihr Firmenlogo hoch, damit es erscheint auf:

• Rechnungen und Angeboten (PDF)
• E-Mail-Kommunikation
• Ihrer öffentlichen Geschäftsseite
• Dem Kundenzahlungsportal

Unterstützte Formate: PNG, JPG, SVG. Für beste Ergebnisse verwenden Sie ein hochauflösendes Bild mit transparentem Hintergrund.

Farbschema

Passen Sie die Akzentfarbe an, die auf Ihren Rechnungen und Dokumenten verwendet wird, um sie an Ihre Markenidentität anzupassen.

Finanzielle Standardeinstellungen

Richten Sie Standardwerte ein, die für neue Rechnungen und Angebote gelten:

• Währung — Ihre Standardwährung (standardmäßig EUR)
• Zahlungsbedingungen — Standard-Anzahl der Tage bis zur Fälligkeit einer Rechnung (z. B. 14 oder 30 Tage)
• Rechnungsnummerierung — Passen Sie das Format Ihrer Rechnungsnummern an
  • Präfix (z. B. INV- oder 2024-)
  • Startnummer
  • Automatische Erhöhung

Beispiele für Rechnungsnummerierung

Format	Beispiel
Einfach	001, 002, 003
Mit Präfix	INV-001, INV-002
Jahresbasiert	2024-001, 2024-002

Die Nummerierungsoptionen und das Format können jederzeit angepasst werden. Bestehende Rechnungsnummern werden nie geändert.

PDF-Vorlage

MyCompanyDesk generiert automatisch professionelle PDF-Rechnungen. Sie können das Layout mit dem PDF-Editor anpassen:

• Feldpositionen und Sichtbarkeit anpassen
• Wählen, welche Informationen angezeigt werden
• Schriftarten und Größen anpassen
• Änderungen in Echtzeit mit einer Musterrechnung in der Vorschau ansehen

Greifen Sie auf den PDF-Editor über Unternehmen > PDF-Editor oder über den Branding-Bereich zu.

INFO

PDF-Anpassungen über die Grundeinstellungen hinaus erfordern den Pro-Tarif oder höher.

Funktionsumschalter

MyCompanyDesk verfügt über optionale Module, die Sie je nach Ihren Geschäftsanforderungen aktivieren oder deaktivieren können:

• Objekte / Vermögenswerte — Für Mietobjekt- und Vermögensverwaltung
• Verträge — Für wiederkehrende Dienstleistungs- oder Mietverträge
• Projekte — Für projektbasierte Arbeit und Zeiterfassung
• Angebote — Für das Versenden von Kostenvoranschlägen
• Reverse-Charge — Für innergemeinschaftliche B2B-Transaktionen
• KI-Vorschläge — Für intelligente Kategorisierung und Empfehlungen
• Belegscanner — Für OCR-basierte Ausgabenerfassung
• Textprüfung — Für Grammatik- und Rechtschreibprüfung in Ihren Dokumenten

Das Deaktivieren eines Moduls blendet es in der Navigation aus und hält Ihren Arbeitsbereich übersichtlich und fokussiert.

Nächste Schritte

Ihr Unternehmen ist eingerichtet. Zeit, Ihre erste Rechnung zu erstellen.