Factures recurrentes
Automatisez votre facturation reguliere en configurant des factures qui se generent selon un calendrier.
Vue d'ensemble
Les factures recurrentes sont des modeles qui creent automatiquement de nouvelles factures a des intervalles definis. Ideal pour :
- Les abonnements mensuels
- La facturation d'abonnements
- L'encaissement des loyers
- Les contrats de maintenance
- Les honoraires de conseil reguliers
Creer une facture recurrente
- Allez dans Factures recurrentes > Nouveau
- Remplissez le modele :
- Client -- A qui facturer
- Lignes de facturation -- Ce qu'il faut facturer (descriptions, montants, TVA)
- Frequence -- A quelle frequence (hebdomadaire, mensuelle, trimestrielle, annuelle)
- Date de debut -- Quand commencer la generation
- Cliquez sur Enregistrer
Plus d'options
Dans le formulaire de nouvelle facture recurrente, les champs optionnels restent ranges sous Plus d'options. Les notes s'y trouvent par defaut; depliez la section pour les ajouter.
La facture recurrente est creee avec le statut Active et generera sa premiere facture a la prochaine date programmee.
Lignes de facturation
Les lignes des factures recurrentes fonctionnent comme les lignes des factures normales :
- Chaque ligne doit avoir une description. Si la description est trop longue, le formulaire affiche une erreur de validation.
- Chaque ligne peut beneficier d'une remise en pourcentage ou d'un montant fixe.
- Une remise en pourcentage ne peut pas depasser 100 %.
- Une valeur de remise ne peut pas etre negative.
Options de frequence
| Frequence | Description |
|---|---|
| Hebdomadaire | Tous les 7 jours |
| Mensuelle | Le meme jour chaque mois |
| Trimestrielle | Tous les 3 mois |
| Annuelle | Une fois par an |
Gerer les factures recurrentes
Mettre en pause
Arretez temporairement la generation de factures :
- Ouvrez la facture recurrente
- Cliquez sur Mettre en pause
- Le statut passe a En pause -- aucune facture n'est generee
Reprendre
Redemarrez une facture recurrente en pause :
- Ouvrez la facture recurrente en pause
- Cliquez sur Reprendre
- La generation reprend a partir de la prochaine date programmee
Modifier
La modification d'une facture recurrente n'affecte que les factures futures. Les factures deja generees ne sont pas modifiees.
Supprimer
Supprimez le modele recurrent entierement. Les factures precedemment generees restent dans vos archives.
Factures generees
A chaque declenchement d'une facture recurrente, une nouvelle facture est creee :
- Elle utilise les lignes et le client du modele
- Elle recoit le prochain numero de facture automatique
- Elle commence en tant que Brouillon (a examiner et envoyer) ou est envoyee automatiquement si configure
- Chaque facture generee est independante -- vous pouvez la modifier sans affecter le modele
Periodes de TVA verrouillees
Si la date programmee tombe dans une periode de TVA deja declaree et verrouillee, MyCompanyDesk ne cree pas de facture. Cette periode est ignoree de maniere permanente pour la generation automatique (reessayer ne reussirait jamais de lui-meme), et le planning passe a la prochaine echeance. Vous recevez une notification pour decider : creez une facture a date actuelle pour le client, ou declarez le chiffre d'affaires via une declaration rectificative.
Un modele en pause ou recomment relance est particulierement susceptible de rencontrer ce cas, car la prochaine date programmee peut se retrouver en retard sur le dernier trimestre declare.
Consulter l'historique
La page de detail de la facture recurrente affiche toutes les factures precedemment generees, vous permettant de suivre l'historique complet de facturation.
Lien source
Si une facture a été générée à partir d'un modèle récurrent, la page de détail de la facture affiche un bandeau Créé automatiquement depuis une facture récurrente avec un lien vers ce modèle. Vous pouvez ainsi passer d'une facture individuelle au modèle qui l'a produite en un clic.
Actions groupees
- Mettre en pause / Reprendre -- Basculez plusieurs factures recurrentes
- Supprimer -- Supprimez plusieurs modeles
Que se passe-t-il si ma formule change ?
Les factures récurrentes font partie de la formule Office. En montant de version de Desk vers Office, la génération automatique démarre à la prochaine échéance. Si vous rétrogradez d'Office vers Desk, la génération se met en pause automatiquement. Le modèle et les factures déjà créées restent dans votre espace de travail, et le planning reprend lors d'une nouvelle montée de version.
Conseils
- Combinez avec les contrats pour la facturation contractuelle
- Examinez les factures generees avant le premier envoi automatique pour vous assurer que tout est correct
- Utilisez l'apercu de la prochaine occurrence pour voir quand la prochaine facture sera creee
- Consultez le compteur d'actifs et les indicateurs en haut de la page