Integration e-mail

Configurez la maniere dont MyCompanyDesk envoie des e-mails a vos clients -- de la livraison des factures aux rappels de paiement.

Methodes d'envoi d'e-mails

MyCompanyDesk prend en charge trois manieres d'envoyer des e-mails :

1. E-mail integre (par defaut)

Par defaut, les e-mails sont envoyes via le service de messagerie de MyCompanyDesk. Aucune configuration necessaire.

2. Integration Gmail

Envoyez des e-mails directement depuis votre compte Gmail :

1. Allez dans Parametres > Communication > E-mail
2. Cliquez sur Connecter Gmail
3. Autorisez MyCompanyDesk a envoyer en votre nom via Google OAuth
4. Les e-mails apparaissent desormais comme envoyes depuis votre adresse Gmail

Avantages :

• Les e-mails affichent votre adresse Gmail comme expediteur
• Les e-mails envoyes apparaissent dans votre dossier Gmail Envoyes
• Meilleure delivrabilite (reputation de votre propre domaine)

3. Integration Outlook / Microsoft

Envoyez depuis votre compte Outlook ou Microsoft 365 :

1. Allez dans Parametres > Communication > E-mail
2. Cliquez sur Connecter Outlook
3. Autorisez via Microsoft OAuth
4. Les e-mails sont envoyes depuis votre adresse Outlook

4. SMTP personnalise

Pour un controle total, utilisez votre propre serveur SMTP :

1. Allez dans Parametres > Communication > E-mail
2. Entrez vos details SMTP :
   • Host -- Adresse du serveur SMTP
   • Port -- Port du serveur (587 pour TLS, 465 pour SSL)
   • Username -- Identifiant SMTP
   • Password -- Mot de passe SMTP
3. Cliquez sur Tester la connexion pour verifier le fonctionnement
4. Enregistrez

Modeles d'e-mail

Personnalisez les e-mails envoyes avec vos factures et rappels.

Modele d'e-mail de facture

L'e-mail par defaut envoye lors de la livraison d'une facture. Personnalisez :

• Objet -- L'objet de l'e-mail (prend en charge les variables comme le numero de facture)
• Corps -- Le contenu du message
• Langue -- Definissez des modeles par langue

Modele d'e-mail de rappel

L'e-mail envoye lors du suivi des factures en retard. Personnalisez les memes champs que ci-dessus mais avec un ton plus urgent.

Apercu

Avant l'envoi, vous pouvez previsualiser n'importe quel e-mail pour voir exactement ce que votre client recevra :

• Rendu HTML avec votre image de marque
• Apercu de la piece jointe PDF
• Inclusion du lien de paiement

Variables

Les modeles d'e-mail prennent en charge les variables dynamiques :

Variable	Description
{invoice_number}	Le numero de facture
{customer_name}	Le nom du client
{amount}	Le montant total de la facture
{due_date}	La date d'echeance du paiement
{company_name}	Le nom de votre entreprise
{payment_link}	Le lien vers le paiement en ligne

Notifications

Configurez les notifications par e-mail que vous recevez :

• Facture payee -- Recevez une notification lorsqu'un client paie
• Demande de devis recue -- Alerte pour les nouvelles demandes de devis
• Activite de l'equipe -- Mises a jour sur les actions des membres de l'equipe

Les preferences de notification peuvent etre definies dans votre Profil.

Conseils

• Connectez Gmail ou Outlook pour la meilleure delivrabilite
• Testez toujours votre modele d'e-mail avant d'envoyer votre premiere facture
• Configurez des modeles specifiques par langue si vous servez des clients dans plusieurs langues
• Utilisez le modele de rappel pour des relances professionnelles sur les factures en retard