Dokumente

Speichern, verfolgen und digital signieren von Vereinbarungen ohne Preis — wie Allgemeine Geschäftsbedingungen, Geheimhaltungsvereinbarungen und Auftragsverarbeitungsverträge.

Überblick

Dokumente dienen der Dokumentation von Vereinbarungen mit Kunden oder Partnern, die keine Rechnungen, Angebote oder wiederkehrende Verträge sind. Typische Anwendungsfälle:

• Allgemeine Geschäftsbedingungen — nachweisen, dass der Kunde sie vor Abschluss einer Vereinbarung erhalten hat.
• Auftragsverarbeitungsvertrag — DSGVO-Auftragsverarbeitungsvereinbarungen dokumentieren.
• Geheimhaltungsvereinbarung (NDA) — eine unterschriebene Geheimhaltungserklärung speichern.
• Sonstiges — jedes andere Dokument, das Sie speichern, senden und ggf. signieren lassen möchten.

INFO

Das Dokumentenmodul ist optional. Aktivieren Sie es unter Unternehmen > Funktionen, falls es nicht im Menü erscheint.

Ein Dokument erstellen

1. Gehen Sie zu Dokumente > Neues Dokument
2. Wählen Sie eine Art: Allgemeine Geschäftsbedingungen, Auftragsverarbeitungsvertrag, Geheimhaltung oder Sonstiges
3. Füllen Sie aus:
   • Titel — ein beschreibender Name
   • Kunde — optional; verknüpfen Sie das Dokument mit einem Kunden
   • Inhalt — der Text, den der Unterzeichner zu sehen bekommt
4. Klicken Sie auf Speichern

Sie können ein Dokument auf Basis einer Vorlage erstellen oder von Grund auf neu anlegen. Dokumente, die aus einer Vorlage erstellt wurden, rendern den Vorlagentext zum Zeitpunkt der Erstellung. Spätere Vorlagenänderungen wirken sich nicht auf bereits erstellte Dokumente aus.

AGB übergeben

MyCompanyDesk protokolliert, wann Sie Allgemeine Geschäftsbedingungen an einen Kunden übergeben haben.

Manuelle Übergabe

Möchten Sie selbst ein Datum erfassen:

1. Öffnen Sie die Detailseite des Dokuments
2. Klicken Sie auf Als übergeben protokollieren
3. Wählen Sie das Datum, an dem Sie die AGB an den Kunden übergeben haben

Danach zeigt die Detailseite ein Badge Übergeben mit dem Datum. Ist das Dokument mit einem Kunden verknüpft, ist dies auch in der Dokumentenliste sichtbar.

Beim Angebot oder der Rechnung mitschicken

Wenn in Ihrem Arbeitsbereich Allgemeine Geschäftsbedingungen in Dokumenten hinterlegt sind, bietet der E-Mail-Vorschau-Dialog beim Versenden eines Angebots oder einer Rechnung den Schalter Allgemeine Geschäftsbedingungen mitschicken an. Bei Angeboten ist er standardmäßig aktiviert, denn das Mitschicken der AGB mit einem Angebot ist der rechtlich relevante Zeitpunkt für die Überlassung. Bei Rechnungen ist er standardmäßig deaktiviert.

Ist der Schalter aktiviert, wird die aktuelle AGB-PDF der E-Mail beigefügt. Nach erfolgreichem Versand protokolliert MyCompanyDesk diesen Versand als Übergabemoment auf dem AGB-Dokument. Die Detailseite zeigt dann:

• den Empfänger und das Datum der Angebots- oder Rechnungsmail, die die AGB zugestellt hat
• einen Link zum Angebot oder zur Rechnung, damit Sie die konkrete Zustellung öffnen können

Wurden die AGB bereits manuell als übergeben markiert, bleibt der frühere Eintrag erhalten. Spätere Sendungen überschreiben ihn nicht.

TIP

So wird ein bloßes Datum zu einem nachprüfbaren Nachweis. Statt zu sagen "wir haben die AGB an diesem Tag übergeben", verweist das Dokument auf die tatsächliche E-Mail, die sie transportiert hat.

Fehlende Auftragsverarbeitungsvereinbarung auf der Kundenseite

Auf der Kundendetailseite prüft MyCompanyDesk, ob ein Kunde einen Vertrag hat, aber noch keine Auftragsverarbeitungsvereinbarung in Dokumenten hinterlegt ist. Wenn diese Lücke besteht, erscheint in der Dokumenten-Karte ein Hinweis mit einem Link Auftragsverarbeitungsvereinbarung erstellen, der eine neue Auftragsverarbeitungsvereinbarung für diesen Kunden anlegt.

Der Hinweis wird nur angezeigt, wenn die Dokumenten- und Vertragsmodule aktiviert sind und die Dokumenten-Karte sonst leer wäre. Es ist eine dezente Aufforderung, eine Compliance-Lücke an der Stelle zu schließen, an der Sie ohnehin handeln.

Signieren

Dokumente verwenden denselben digitalen Signatur-Workflow wie Verträge. Sie fügen über das Dokumentenformular eine oder mehrere Parteien hinzu. Jede Partei erhält einen Signatur-Link per E-Mail.

Wenn ein Dokument die Signierung unterstützt, zeigt die Detailseite eine Signatur-Karte mit:

• Dem Status jeder Partei (Entwurf, gesendet, teilweise signiert, signiert, abgelaufen oder beendet)
• Einer Schaltfläche Anzeigen, die eine Inline-Vorschau des signierten Dokuments öffnet
• Einer Download-Schaltfläche zum Speichern der PDF

Gegenseitige Signatur

Dokumente werden gegenseitig signiert: Die Gegenpartei signiert zuerst über einen sicheren Link, danach signieren Sie als Eigentümer. Erst nach beiden Unterschriften lautet der Status Signiert.

Signatur in der Dokumentenliste

Die Dokumentenliste zeigt eine Spalte Signatur mit dem Status jedes Dokuments, für das digitale Signatur aktiviert ist. Status erscheinen als farbige Badges: Entwurf, gesendet, teilweise signiert und signiert.

Über der Liste befindet sich ein Filter, mit dem Sie nach Signaturstatus filtern oder nach Dokumenten ohne digitale Signatur suchen können.

SMS-Verifizierung

Signatur-Links können eine SMS-Verifizierung verlangen, bevor eine Partei das Dokument einsehen und signieren kann. Wenn aktiviert, muss der Unterzeichner eine Mobilnummer eingeben und einen 6-stelligen Code per SMS bestätigen.

• Code senden — nach Eingabe der Mobilnummer erhält der Unterzeichner einen Code
• Code verifizieren — der Unterzeichner gibt den 6-stelligen Code ein, um Zugriff auf die Nummer nachzuweisen
• Verifiziert-Badge — danach erscheint ein Badge mit den letzten vier Ziffern der Nummer

Bei Eingabe eines falschen Codes kann der Unterzeichner einen neuen anfordern. Die SMS-Verifizierung wird pro Signiersitzung konfiguriert und gilt für alle Parteien.

Signierte PDF und Audit-Trail

Nachdem das Dokument vollständig signiert wurde, erhalten beide Parteien eine signierte PDF per E-Mail. Die PDF enthält den Dokumententext sowie eine Signaturseite mit einem Audit-Trail (IP-Adresse und Zeitstempel). Sie können die PDF auch jederzeit über die Detailseite herunterladen.

Dokumentenstatus

Status	Beschreibung
Entwurf	Erstellt, aber noch nicht gesendet
Gesendet	Signatur-Einladung an eine oder mehrere Parteien gesendet
Teilweise signiert	Mindestens eine Partei hat signiert; letzter Gegengruß noch ausstehend
Signiert	Alle erforderlichen Unterschriften sind erfasst
Abgelaufen	Der Signatur-Link ist abgelaufen, bevor alle Parteien signiert haben
Beendet	Nicht mehr aktiv

Tipps

• Verknüpfen Sie ein Dokument mit einem Kunden, damit Sie es später schnell wiederfinden
• Protokollieren Sie, wann Sie Allgemeine Geschäftsbedingungen übergeben haben — das ist bei Streitigkeiten wichtig
• Fügen Sie beim Erstellen eines Dokuments Signaturparteien hinzu, um digitale Signatur zu aktivieren
• Verwenden Sie den Signaturstatus-Filter, um zu sehen, welche Dokumente noch eine Unterschrift benötigen